الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

قم بإجراء جرد سنوي والتحقق من جميع ملفات التوظيف الورقية للتأكد من أنها تعكس العدد الحالي للموظفين النشطين.

تحكم وثق حركة الملفات الداخل والخارج من غرفة الأرشيف، مع الاحتفاظ بسجل لتوقيعات وموافقات الطلبات.

قم بتطوير والحفاظ على نظام تصنيف لتحسين الوصول والتنظيم للمواد المؤرشفة.

تأكد من أن جميع ملفات التوظيف الجسدية محفوظة في حالة آمنة ومرتبة وسليمة.

نظم، وشفّر، وصنف الملفات بشكل صحيح داخل الخزائن المعينة.

تأكد من أن كل ملف يتوافق مع قائمة التحقق القياسية والتسلسل المعتمد.

حافظ على وثائق ورقية كاملة، وحدد وأكمل أي وثائق مفقودة.

نظم وأرشف ملفات المغادرين في منطقة التخزين المخصصة للمغادرين.

2. توثيق ملفات التوظيف الإلكترونية في نظام ERP

تأكد من التحديثات المستمرة والدقيقة لبيانات الموظف داخل نظام ERP.
قم بإنشاء تقارير شهرية عن البيانات المفقودة أو غير المكتملة وتابع لتصحيح النواقص.
تحقق من أن جميع سجلات ERP دقيقة وتتطابق مع النسخ الورقية المقابلة.
صحح المعلومات غير الصحيحة أو القديمة للموظف في النظام.
تعامل مع طلبات تحديث الموظف، تحقق من الوثائق المقدمة، وطبق التغييرات في النظام.
قُد وأدِر دورة تحديث معلومات الموظفين السنوية.

3. تحميل مستندات الموظفين في نظام ERP

امسح وتحميل جميع الوثائق بمعايير جودة احترافية واضحة، ويفضل أن تكون بالألوان، مع طوابع وتوقيعات مرئية.
تأكد من أن جميع الوثائق في ملف التوظيف تم مسحها بالكامل ومتاحة في نظام ERP.
قم بتطبيق تسميات متسقة، التواريخ، والأوصاف على جميع الملفات المحملة.
اطلب الوثائق المفقودة من الموظفين وتابع حتى تكتمل الملفات.
استلم ملفات الموظف الجديد من وحدة التوظيف وأنشئ ملفات التوظيف النهائية.
راجع وتحقق من البيانات مثل خطابات العرض، والمسميات الوظيفية، والأقسام، وحزم التعويضات، وشهادات التعليم، ووثائق الخبرة قبل إنشاء العقد.

المتطلبات

التعليم:

درجة بكاليوس في الموارد البشرية، الإدارة، أو مجال متعلق من جامعة معترف بها.

الخبرة:

حد أدنى من سنتين من الخبرة في الموارد البشرية و إدارة البيانات/الوثائق.

المهارات:

الاهتمام بالتفاصيل: تأكد من دقة وكمال السجلات؛ حدد وحل التباينات.
مهارات تنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد أولويات العمل بكفاءة.
مهارات التواصل: تواصل واضح واحترافي مع الموظفين وأعضاء الفريق.
السرية والنزاهة: التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر ووفقًا لسياسات السرية.
الكفاءة التقنية: المهارة في استخدام أنظمة ERP للموارد البشرية، أدوات إدارة الوثائق، وMicrosoft Office Suite.

متطلبات أخرى:

منسق شؤون الموظفين Batterjee Medical College

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف منسق شؤون الموظفين الوظائف التي تم البحث عنها