مدير مكتب إدارة المشاريع

JOUD Coffee

ملخص الدور

توظف جود كوفي مدير PMO (تدفق العمل والتنفيذ) لبناء وتشغيل نظام التشغيل الخاص بنا على مستوى الشركة للتنفيذ. هذه الوظيفة تملك كيفية طلب المهام والمشاريع، وتحديد أولوياتها، والموافقة عليها، وتنفيذها، وتتبعها، وتصعيدها، وإغلاقها عبر جميع الأقسام.

سنعتمد بشكل كبير على منصة إدارة العمل (مثل، Wrike، Asana، Monday.com، ClickUp، Jira) كنظام سجلات، ومنصة تواصل (مثل، Slack، Microsoft Teams) كطبقة التواصل. وظيفتك هي التأكد من أن جميع الأقسام تعمل على نفس الإيقاع - مالكين واضحين، مواعيد نهائية واضحة، تعريفات واضحة للانتهاء، وتسليم متوقع.

خط الاتصال: المدير العام (مكتب المدير العام)

هذه ليست وظيفة لتقرير الحالة

من المتوقع أن تكون هذه الوظيفة استباقية وموجهة نحو النتائج:

تحديد الاختناقات، وأسباب الجذور، وفجوات التنفيذ

إعادة تصميم تدفقات العمل والمعايير لإزالة الاحتكاك

دفع أصحاب المصلحة للوفاء بالالتزامات والأهداف

تصعيد مبكراً بالحقائق والحلول - لا الأعذار

ما ستملكه

1) سياسة تدفق العمل

تحديد أنواع العمل: طلب / مهمة / مشروع / برنامج

توحيد: الحقول المطلوبة (المالك، تاريخ الاستحقاق، أصحاب المصلحة، تعريف الانتهاء)، الحالات، المعالم، وبوابات الموافقة

تحديد التبادلات بين الأقسام (من يمتلك ماذا، ومتى، وماذا يعني الاكتمال)

إنشاء قواعد الانخراط: التواصل مقابل تتبع التنفيذ

2) تصميم وإدارة منصة إدارة العمل

بناء هيكل مساحة العمل عبر الأقسام (المساحات، الأذونات، القوالب)

إنشاء استمارات طلب/استقبال بحيث يدخل العمل إلى النظام بشكل نظيف (لا فوضى عبر الرسائل المباشرة)

بناء قوالب للعمل القابل للتكرار (إطلاقات، افتتاحات، شراء، إلخ)

إعداد لوحات التحكم، والتقارير، والأتمتة لفرض النظافة والمساءلة

3) الحوكمة متعددة الوظائف وإيقاع التسليم

إدارة حوكمة تنفيذ القيادة الأسبوعية:

الأولويات، السعة، العوائق، القرارات، المساءلة

إدارة تتبع متعدد الوظائف للاعتماديات والتصعيدات

الحفاظ على عرض محفظة رئيسية واحدة: ما هو الأكثر أهمية، من يمتلكه، متى يتم شحنه، ما هو المحجوز

4) البحث عن الاختناقات والتحسين المستمر

تشخيص حالات الفشل المتكررة في التسليم (موافقات متأخرة، ملخصات غير واضحة، مالكون مفقودون، صراعات في الموارد)

إجراء جلسات حل المشكلات وتنفيذ الإصلاحات (تغييرات في العملية، قوالب، وضوح الأدوار، SLAs)

تحسين زمن الدورة، وتقليل إعادة العمل، والتخلص من إطفاء الحرائق

5) إدارة أصحاب المصلحة ودفع الأداء

دفع الأقسام للوفاء بالالتزامات والأهداف من خلال التخطيط الواضح والمتابعة

مساءلة الملاك لمواعيد الاستحقاق ومعايير الجودة

التصعيد بحزم عندما يكون التسليم في خطر

أمثلة على تدفقات العمل التي ستقوم بتوحيدها

فتح متجر جديد / جاهزية الانتهاء

إطلاق عنصر القائمة / LTO من البداية إلى النهاية

تنفيذ الحملة التسويقية (ملخص → إبداع → موافقات → إطلاق → تحليل ما بعد)

شراء وعملية CAPEX (عروض الأسعار → موافقات → PO → تسليم → إغلاق)

تذاكر صيانة المرافق وSLAs

طلب توظيف → قائمة التحقق من التوظيف → التحقق في اليوم 30

كيف يبدو النجاح

خلال 90 يومًا، يجب أن نرى:

سياسة تدفق عمل واضحة وقابلة للتنفيذ تم تنفيذها على مستوى الشركة

انضباط ثابت في الاستقبال (طلب نظيف، مالكون، مواعيد استحقاق، معايير قبول)

رؤية القيادة عبر لوحات التحكم: الأولويات، المالكون، العوائق، مخاطر التسليم

تحسن قابل للقياس في:

تسليم المعالم في الوقت المحدد

زمن حل العوائق

زمن الدورة (طلب → إكمال)

تقليل في إطفاء الحرائق في اللحظة الأخيرة

المتطلبات

4-8 سنوات في PMO / تنفيذ المشاريع / التميز التشغيلي / عمليات الأعمال

خبرة مثبتة في تنفيذ وتشغيل نظام إدارة العمل (مثل، Wrike/Asana/Monday/ClickUp/Jira)

هيكل قوي لأصحاب المصلحة: يمكنه التحدي، والتوافق، ودفع كبار أصحاب المصلحة بشكل احترافي

منظم للغاية: يكتب بوضوح، ويحدد الانتهاء، ويصمم القوالب، ويدير اجتماعات دقيقة

عقلية استباقية: تحديد المشكلات مبكرًا وإصلاحها

من الجيد أن يكون لديك: تجربة في البيع بالتجزئة متعددة المواقع / الضيافة / F&B; العربية