مسؤول مراقبة السياسات والامتثال

UNRWA

يقترح ويطور ويحافظ على ويراقب فعالية وتنفيذ سياسات الوكالة القياسية، وإجراءات التشغيل، والكتيبات، والتعليمات، والإرشادات المتعلقة بالشراء، وسلسلة التوريد، وخدمات الإدارة العامة للحصول على أفضل قيمة مقابل المال للمنظمة؛ مع ضمان أن تعكس التغييرات في البيئة التنظيمية والتشغيلية.

يقترح منهجيات/أدوات/وثائق لضمان توحيد وإعادة تنظيم الإجراءات لتحقيق الكفاءة وتقديم أفضل خدمة للعملاء الداخليين، مع الحفاظ على الالتزام الصارم بالقواعد واللوائح المالية.

يراقب ويشرف ويعزز الامتثال للأطر التنظيمية في الشراء والإدارة، والعقود وغيرها من المجالات تحت نطاق CSSD، مثل إدارة المخزون والمواد، إلخ.

يضمن ويحافظ على سلامة البيانات المتاحة في أنظمة المعلومات (ERP، أداة المناقصات الإلكترونية، إلخ).

يقوم بإجراء تحقق منتظم من سلامة أنظمة المعلومات وسرية المعلومات الحساسة.

يتخذ إجراءات تصحيحية حسب الحاجة لضمان دقة البيانات وتحديثها.

يوافق على تحديثات رموز UNSPSC، وقائمة المواد، وملفات تعريف الشركاء التجاريين، إلخ.

يمنح حقوق الوصول كما هو مناسب لأنظمة المعلومات.

يحافظ على تقارير إحصائية حيوية على مستوى الوكالة للأنشطة المتعلقة بالشراء وسلسلة التوريد وإدارة الأسطول وخدمات الإدارة العامة.

يخصص مجموعة متنوعة من التقارير الأساسية ويوفر المعلومات الإحصائية حسب الطلب من العملاء الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين مثل المدققين والمانحين.

يوفر الإرشادات للموظفين في المقر والمكاتب الميدانية حول البحث واسترجاع البيانات الإحصائية من أنظمة المعلومات.

ينسق/يراجع/يجري أبحاث، وتحليلات، وتقارير، واستطلاعات كدعم عرضي لأقسام أخرى لتسهيل اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يعزز ثقافة الامتثال، والمساءلة، والسلوك الأخلاقي، والشفافية داخل المنظمة من خلال إجراء مراجعات داخلية من منظور الامتثال وضمان الجودة وزيارات المساعدة؛ ويحدد الشواذ ومجالات المخاطر؛ ويقدم توصيات لرئيس القسم بشأن الإجراءات التصحيحية والتدابير الجديدة لتعزيز الضوابط الداخلية.

يضع/يقترح ويشرف على مؤشرات الامتثال للأداء ويحدد، مع أصحاب المصلحة ذوي الصلة، خطة عمل لتحسين الأداء.

يعد و/أو ينسق الردود على تقارير التدقيق ويتناول أي انتهاكات مزعومة لقواعد الوكالة المالية، واللوائح والسياسات المتعلقة بالشراء، وسلسلة التوريد، وإدارة الأسطول وخدمات الإدارة العامة.

يراقب تنفيذ تدابير التخفيف وفقًا لملاحظات المدققين.

يساهم في تطوير وتقديم برامج التدريب في مجالات الشراء وسلسلة التوريد؛ ويحلل النتائج ويحدد فجوات المهارات واحتياجات التدريب بما في ذلك أفضل الممارسات.

يراقب تنفيذ ومراقبة سياسات وإجراءات إدارة المخزون عبر جميع المكاتب الميدانية لمراقبة وتحليل المخزون البطيء الحركة، والراكدة، والمُنتهية الصلاحية لتقليل الفاقد وتحسين دوران المخزون.

يستخدم النتائج لتوجيه القرارات الاستراتيجية وضمان الامتثال لسياسات المخزون.

يحدد بروتوكولات التصعيد لقضايا المخزون عالية المخاطر ويضمن الحل في الوقت المناسب من خلال التعاون مع المكتب الميداني.

يقود تعزيز استراتيجيات إدارة المخزون خلال الاستجابات الطارئة، مع ضمان المرونة والامتثال تحت الضغط.

يراقب تدوير المخزون، باستخدام بيانات من SAP وتقارير انتهاء الصلاحية.

يُصعد إلى أصحاب المصلحة المعنيين قضايا المخزون عالية المخاطر وينسق مع المكاتب الميدانية لحلها بسرعة.

يضع، يقترح/ ويشرف على مؤشرات الأداء ويحدد، مع أصحاب المصلحة ذوي الصلة، خطة عمل لتحسين الأداء.

يستخدم البيانات لتحديد المشكلات، وتحسين تدفق المخزون وتتبع انتهاء الصلاحية، ومشاركة النتائج مع القيادة لتوجيه قرارات أفضل.

يراقب ويدير التنسيق مع المكتب الميداني بشأن تقديم حالات المخزون إلى مجلس تقييم الممتلكات في المقر.

المسؤوليات

يقترح ويطور ويحافظ على ويراقب فعالية وتنفيذ سياسات الوكالة القياسية، وإجراءات التشغيل، والكتيبات، والتعليمات، والإرشادات المتعلقة بالشراء، وسلسلة التوريد، وخدمات الإدارة العامة للحصول على أفضل قيمة مقابل المال للمنظمة؛ مع ضمان أن تعكس التغييرات في البيئة التنظيمية والتشغيلية. يقترح منهجيات/أدوات/وثائق لضمان توحيد وإعادة تنظيم الإجراءات لتحقيق الكفاءة وتقديم أفضل خدمة للعملاء الداخليين، مع الحفاظ على الالتزام الصارم بالقواعد واللوائح المالية. يشرف ويراقب ويعزز الامتثال للأطر التنظيمية في الشراء والإدارة، والعقود وغيرها من المجالات تحت نطاق CSSD، مثل إدارة المخزون والمواد، إلخ. يضمن ويحافظ على سلامة البيانات المتاحة في أنظمة المعلومات (ERP، أداة المناقصات الإلكترونية، إلخ). يقوم بإجراء تحقق منتظم من سلامة أنظمة المعلومات وسرية المعلومات الحساسة. يتخذ إجراءات تصحيحية حسب الحاجة لضمان دقة البيانات وتحديثها. يوافق على تحديثات رموز UNSPSC، وقائمة المواد، وملفات تعريف الشركاء التجاريين، إلخ. يمنح حقوق الوصول كما هو مناسب لأنظمة المعلومات. يحافظ على تقارير إحصائية حيوية على مستوى الوكالة للأنشطة المتعلقة بالشراء وسلسلة التوريد وإدارة الأسطول وخدمات الإدارة العامة. يخصص مجموعة متنوعة من التقارير الأساسية ويوفر المعلومات الإحصائية حسب الطلب من العملاء الداخليين وأصحاب المصلحة الخارجيين مثل المدققين والمانحين. يوفر الإرشادات للموظفين في المقر والمكاتب الميدانية حول البحث واسترجاع البيانات الإحصائية من أنظمة المعلومات. ينسق/يراجع/يجري أبحاث، وتحليلات، وتقارير، واستطلاعات كدعم عرضي لأقسام أخرى لتسهيل اتخاذ القرارات الاستراتيجية. يعزز ثقافة الامتثال، والمساءلة، والسلوك الأخلاقي، والشفافية داخل المنظمة من خلال إجراء مراجعات داخلية من منظور الامتثال وضمان الجودة وزيارات المساعدة؛ ويحدد الشواذ ومجالات المخاطر؛ ويقدم توصيات لرئيس القسم بشأن الإجراءات التصحيحية والتدابير الجديدة لتعزيز الضوابط الداخلية.