مسؤول مراقبة السياسات والامتثال

UNRWA

يقترح ويطور ويحافظ على ويراقب فعالية وتنفيذ السياسات القياسية للوكالة، وإجراءات التشغيل، والدلائل، والتعليمات، والإرشادات المتعلقة بالشراء، وسلسلة التوريد، وخدمات الإدارة العامة للحصول على أفضل قيمة مقابل المال للمنظمة؛ مع ضمان أن تعكس التغييرات في البيئة التنظيمية والتشغيلية.

يقترح منهجيات/ أدوات/ توثيق لضمان توحيد وتبسيط الإجراءات لتحقيق الكفاءة وخدمة العملاء الداخليين بشكل أفضل، مع الحفاظ على الالتزام الصارم بالقواعد واللوائح المالية.

يشرف ويراقب ويعزز الامتثال للأطر التنظيمية في الشراء والإدارة، والعقود ومجالات أخرى تحت نطاق CSSD، مثل إدارة المخزون والمواد وما إلى ذلك.

يضمن ويحافظ على نزاهة البيانات المتاحة في أنظمة المعلومات (ERP، أداة المناقصات الإلكترونية، إلخ).

يقوم بالتحقق المنتظم من نزاهة أنظمة المعلومات وسرية المعلومات الحساسة.

يتخذ إجراءات تصحيحية حسب الحاجة لضمان دقة البيانات وتحديثها.

يتم تحديث أكواد UNSPSC، قائمة المواد، ملفات الشركاء التجاريين، إلخ.

يمنح حقوق الوصول كما هو مناسب لأنظمة المعلومات.

يحافظ على تقارير إحصائية حاسمة على مستوى الوكالة للأنشطة المتعلقة بالشراء، سلسلة التوريد، إدارة الأسطول وخدمات الإدارة العامة.

يخصص مجموعة متنوعة من التقارير الرئيسية ويوفر معلومات إحصائية حسب الطلب من العملاء الداخليين والمساهمين الخارجيين مثل المدققين والمانحين.

يوفر إرشادات للموظفين في المقر والمكاتب الميدانية حول البحث واسترجاع البيانات الإحصائية من أنظمة المعلومات.

يخطط/ يراجع/ يجري أبحاث، تحليلات، تقارير، استبيانات كدعم عابر للأقسام الأخرى لتسهيل اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يعزز ثقافة الامتثال، والمساءلة، والسلوك الأخلاقي، والشفافية داخل المنظمة من خلال إجراء مراجعات داخلية من منظور الامتثال وضمان الجودة وزيارات المساعدة؛ ويحدد الشذوذ ومناطق المخاطر؛ ويقدم توصيات لرئيس القسم بشأن الإجراءات التصحيحية والتدابير الجديدة لتعزيز الضوابط الداخلية.

يضع/ يقترح ويعزز مؤشرات الامتثال للأداء ويحدد مع المعنيين خطة عمل لتحسين الأداء.

يعد ويقوم/ ينسق الردود على تقارير التدقيق ويعالج أي انتهاكات مزعومة لقواعد الوكالة المالية، واللوائح والسياسات المتعلقة بالشراء، وسلسلة التوريد، وإدارة الأسطول وخدمات الإدارة العامة.

يراقب تنفيذ تدابير التخفيف وفقًا لملاحظات المدققين.

يساهم في تطوير وتقديم برامج التدريب في مجالات الشراء وسلسلة التوريد؛ يحلل النتائج ويحدد فجوات المهارات واحتياجات التدريب بما في ذلك الممارسات الفضلى.

يشرف على تنفيذ ومراقبة سياسات وإجراءات إدارة المخزون عبر جميع المكاتب الميدانية لمراقبة وتحليل المخزون البطيء الحركة، والراكد، والمنتهي الصلاحية لتقليل الهدر وتحسين دوران المخزون.

يستخدم النتائج لتوجيه القرارات الاستراتيجية وضمان الامتثال لسياسات المخزون.

يضع بروتوكولات تصعيد لمشاكل المخزون عالية المخاطر ويضمن الحل السريع من خلال التعاون مع المكاتب الميدانية.

يقود تعزيز استراتيجيات إدارة المخزون خلال الاستجابة للطوارئ، مما يضمن المرونة والامتثال تحت الضغط.

يراقب دوران المخزون، باستخدام البيانات من SAP وتقارير الانتهاء.

يبلغ الجهات المعنية بمشاكل المخزون عالية المخاطر وينسق مع المكاتب الميدانية لحلها بسرعة.

يضع، يقترح/ ويعزز مؤشرات الأداء ويحدد، مع المعنيين، خطة عمل لتحسين الأداء.

يستخدم البيانات لرصد المشاكل، وتحسين تدفق المخزون وتتبع انتهاء الصلاحية، ومشاركة النتائج مع القيادة لتوجيه قرارات أفضل.

يشرف ويدير التنسيق مع المكتب الميداني بشأن تقديم حالات المخزون إلى مجلس تقييم الممتلكات بالمقر.

المسؤوليات

يقترح ويطور ويحافظ على ويراقب فعالية وتنفيذ السياسات القياسية للوكالة، وإجراءات التشغيل، والدلائل، والتعليمات، والإرشادات المتعلقة بالشراء، وسلسلة التوريد، وخدمات الإدارة العامة للحصول على أفضل قيمة مقابل المال للمنظمة؛ مع ضمان أن تعكس التغييرات في البيئة التنظيمية والتشغيلية. يقترح منهجيات/ أدوات/ توثيق لضمان توحيد وتبسيط الإجراءات لتحقيق الكفاءة وخدمة العملاء الداخليين بشكل أفضل، مع الحفاظ على الالتزام الصارم بالقواعد واللوائح المالية. يشرف ويراقب ويعزز الامتثال للأطر التنظيمية في الشراء والإدارة، والعقود ومجالات أخرى تحت نطاق CSSD، مثل إدارة المخزون والمواد وما إلى ذلك. يضمن ويحافظ على نزاهة البيانات المتاحة في أنظمة المعلومات (ERP، أداة المناقصات الإلكترونية، إلخ). يقوم بالتحقق المنتظم من نزاهة أنظمة المعلومات وسرية المعلومات الحساسة. يتخذ إجراءات تصحيحية حسب الحاجة لضمان دقة البيانات وتحديثها. يتم تحديث أكواد UNSPSC، قائمة المواد، ملفات الشركاء التجاريين، إلخ. يمنح حقوق الوصول كما هو مناسب لأنظمة المعلومات. يحافظ على تقارير إحصائية حاسمة على مستوى الوكالة للأنشطة المتعلقة بالشراء، سلسلة التوريد، إدارة الأسطول وخدمات الإدارة العامة. يخصص مجموعة متنوعة من التقارير الرئيسية ويوفر معلومات إحصائية حسب الطلب من العملاء الداخليين والمساهمين الخارجيين مثل المدققين والمانحين. يوفر إرشادات للموظفين في المقر والمكاتب الميدانية حول البحث واسترجاع البيانات الإحصائية من أنظمة المعلومات. يخطط/ يراجع/ يجري أبحاث، تحليلات، تقارير، استبيانات كدعم عابر للأقسام الأخرى لتسهيل اتخاذ القرارات الاستراتيجية. يعزز ثقافة الامتثال، والمساءلة، والسلوك الأخلاقي، والشفافية داخل المنظمة من خلال إجراء مراجعات داخلية من منظور الامتثال وضمان الجودة وزيارات المساعدة؛ ويحدد الشذوذ ومناطق المخاطر؛ ويقدم توصيات لرئيس القسم بشأن الإجراءات التصحيحية والتدابير الجديدة لتعزيز الضوابط الداخلية.