مساعد ممارسة قانونية

Teneo

الدور

تضمن الوظيفة التشغيل الفعال والمهني لمكتب أسترالي تم إنشاؤه حديثًا ضمن شركة خدمات مهنية عالمية. مدير المكتب/الاستقبال مسؤول عن الإشراف على الوظائف اليومية للمكتب، والحفاظ على مستوى عالي من تقديم مكان العمل، ودعم الكفاءة التشغيلية. بالإضافة إلى واجبات إدارة المكتب، تشمل الوظيفة تقديم دعم إداري وتنفيذي عالي الجودة للقيادة العليا.

هذه وظيفة عملية تناسب شخصًا يزدهر في بيئة ديناميكية تعتمد على الفريق ويجلب عقلية التحسين المستمر للعمليات اليومية.

هذه وظيفة بدوام كامل، ومقرها المكتب (ليست عن بعد أو هجينة) في شارع فليندرز، ملبورن.

المسؤوليات

• تقديم الدعم الأمامي بما في ذلك استقبال العملاء، وإدارة غرف الاجتماعات، وإعداد المرطبات والحفاظ على معايير تقديم المساحات الخاصة بالاجتماعات.
• الحفاظ على تقديم المكتب العام، بما في ذلك المطبخ ومناطق الموظفين المشتركة.
• إدارة خدمات البريد السريع، والبريد الوارد والصادر، والمكالمات الهاتفية، والاستفسارات العامة.
• التواصل مع إدارة المباني والمرافق.
• إدارة مستلزمات المكتب والمعدات، بما في ذلك التحكم في المخزون والالتزام بالميزانية.
• ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة، والعمل كنقطة اتصال للأمان وسلامة الحريق.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات الموجهة للعملاء والداخلية، بما في ذلك حجز المواقع، والتواصل مع الموردين، وتنسيق اللوجستيات.
• تقديم الدعم الإداري للقيادة العليا وموظفين إداريين آخرين، بما في ذلك:
• إدارة التقويم
• ترتيبات السفر والمخططات
• تنسيق جداول الزمن (يومي) ودعم الأنشطة في نهاية الشهر، والمصاريف
• تقديم المساعدة في إعداد وتنسيق وتصحيح الوثائق والتقارير وعروض العملاء بمستوى عالٍ
• المساهمة بنشاط في تنفيذ التكنولوجيا الجديدة والعمليات التشغيلية
• تحديد واقتراح التحسينات على الأنظمة الحالية وطرق العمل
• بناء علاقات مع القادة الكبار، وأعضاء آخرين من الموظفين الكبار، والوظائف الداخلية للشركة
• دعم العمليات التجارية الأوسع في أستراليا، بما في ذلك التنسيق مع الزملاء في مكاتب أخرى لضمان الاتساق والمحاذاة

المتطلبات

• 3-5 سنوات من الخبرة في دور إدارة المكتب، ويفضل في بيئة خدمات مهنية
• مهارات في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، Teams، PowerPoint)
• مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل والالتزام بالجودة
• مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة، مع القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة
• خبرة في دعم عمليات الفوترة، وتقديم جداول الزمن والأنشطة في نهاية الشهر
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني كجزء من فريق صغير
• نهج مهني موجه نحو الخدمة مع مهارات تواصل قوية

ما يمكننا تقديمه

• راتب تنافسي
• دعم الصحة والرفاهية مقدمة من Intellect Holistic
• 500 دولار سنويًا لمصاريف الصحة والرفاهية واللياقة البدنية
• إجازة سنوية: 20 يومًا بالإضافة إلى ثلاثة أيام إغلاق سنوي بين عشية عيد الميلاد وعشية رأس السنة، يوم واحد من الإجازة خلال شهر الميلاد، يوم رفاه واحد
• 10 أيام سنويًا من إجازة الشخصية/المربية