مساعد ممارسة قانونية

Teneo

الدور

تضمن هذه الوظيفة التشغيل الفعال والمهني لمكتب أسترالي تم إنشاؤه حديثًا داخل شركة خدمات مهنية عالمية. مدير المكتب / موظف الاستقبال مسؤول عن الإشراف على الوظائف اليومية للمكتب، والحفاظ على مستوى عالٍ من عرض أماكن العمل، ودعم الكفاءة التشغيلية. بالإضافة إلى واجبات إدارة المكتب، تشمل الوظيفة تقديم دعم إداري وتنفيذي عالي الجودة للقيادة العليا.

هذه وظيفة عملية تناسب شخصًا يزدهر في بيئة ديناميكية تركز على الفريق ويجلب عقلية التحسين المستمر للعمليات اليومية.

هذه وظيفة بدوام كامل، ومقرها المكتب (ليست عن بُعد أو هجينة) في شارع فليندرز، ملبورن.

المسؤوليات

• تقديم دعم واجهة أمامية بما في ذلك استقبال العملاء، وإدارة غرف الاجتماعات، وإعداد المرطبات والحفاظ على معايير العرض لمساحات الاجتماعات.
• الحفاظ على عرض المكتب بشكل عام، بما في ذلك مناطق المطبخ والموظفين المشتركة.
• إدارة خدمات البريد السريع، والبريد الوارد والصادر، والمكالمات الهاتفية، والاستفسارات العامة.
• التواصل مع إدارة المباني والمرافق.
• إدارة لوازم ومعدات المكتب، بما في ذلك التحكم في المخزون والالتزام بالميزانية.
• ضمان الالتزام بمعايير الصحة والسلامة، والعمل كنقطة اتصال للأمان والسلامة من الحرائق.
• تنظيم وتنسيق الفعاليات التي تواجه العملاء والفعاليات الداخلية، بما في ذلك حجز الأماكن، والتواصل مع الموردين، وتنسيق اللوجستيات.
• تقديم الدعم الإداري للقيادة العليا وموظفين إداريين آخرين، بما في ذلك:
• إدارة التقويم
• ترتيبات السفر والمخططات
• تنسيق جداول العمل (يومي) ودعم أنشطة نهاية الشهر، والمصروفات
• تقديم المساعدة في إعداد، وتنسيق، ومراجعة الوثائق، والتقارير، وعروض العملاء بمستوى عالٍ
• المساهمة بنشاط في تنفيذ التكنولوجيا الجديدة والعمليات التشغيلية
• تحديد واقتراح تحسينات للأنظمة الحالية وطرق العمل
• بناء علاقات مع القادة الكبار، وأعضاء الفريق الآخرين من المستوى العالي، والوظائف الداخلية للشركات
• دعم العمليات التجارية الأوسع في أستراليا، بما في ذلك التنسيق مع الزملاء في مكاتب أخرى لضمان التناسق والتوافق

المتطلبات

• 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في دور إدارة المكتب، ويفضل في بيئة خدمات مهنية
• مهارات في مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، Outlook، Teams، PowerPoint)
• مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل والالتزام بالجودة
• مهارات قوية في الكتابة والتواصل الشفهي
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة، مع القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة
• خبرة في دعم عمليات الفوترة، وتقديم جداول العمل، وأنشطة نهاية الشهر
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني كجزء من فريق صغير
• نهج مهني وموجه نحو الخدمة مع مهارات تواصل شخصية قوية

ما يمكننا تقديمه

• راتب تنافسي
• دعم الصحة والرفاهية مقدمة من Intellect Holistic
• 500 دولار سنويًا كمخصص للصحة والرفاهية لدعمك في مصاريف الصحة والرفاهية واللياقة البدنية
• إجازة سنوية: 20 يومًا بالإضافة إلى ثلاثة أيام إغلاق سنوي بين ليلة عيد الميلاد وليلة رأس السنة، ويوم إجازة خلال شهر عيد الميلاد، ويوم رفاهية واحد
• 10 أيام سنويًا من إجازة شخصية / إجازة رعاية