مراقب وثائق رئيسي

Wood PLC

المسؤوليات النموذجية

تسجيل ونقل الوثائق الداخلية، ووثائق الموردين والعملاء للمشروع.
التحقق من الوثائق للتأكد من أن التنسيقات تتوافق مع معايير الشركة والعملاء.
أرشفة سجلات المشروع والشركة، سواء كانت نسخاً ورقية أو إلكترونية؛ وتحديد، فهرسة، نقل، تخزين، حماية، استرجاع، احتفاظ، والتخلص من السجلات.
التأكد من استيراد جميع وثائق المشروع إلى نظام إدارة الوثائق وتصنيفها وفقًا لذلك
التأكد من نقل جميع الوثائق إلى العميل وفقًا لمتطلبات العميل وبطريقة سريعة
أرشفة واسترجاع الوثائق التاريخية
المساعدة وتقديم الدعم لموظفي وود فيما يتعلق بأي استفسارات عن نظام إدارة الوثائق
فحص جودة جميع الوثائق قبل إصدارها/نقلها إلى العميل
مسؤول عن التعامل مع الطلبات للحصول على أرقام وثائق جديدة/وثائق ورقية
مسح، طباعة ونسخ وثائق المشروع
معالجة وتسجيل جميع الوثائق الفنية بدقة وفقًا للإجراءات المتفق عليها
التأكد من الحفاظ على ملفات السجلات الورقية والإلكترونية كما هو مطلوب في حالة جيدة لتلبية متطلبات ضمان الجودة
تشغيل تقارير التحكم في الوثائق (إذا كانت متاحة ومطلوبة) من نظام التحكم في الوثائق الخاص بالشركة أو المشروع.
التأكد من أن إجراءات إدارة الوثائق تلبي متطلبات المشروع، العميل، واللوائح
التعامل بشكل مستقل مع جميع جوانب وثائق المشروع باستخدام ممارسات التحكم في الوثائق المختلفة وأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
مراقبة تقدم مراجعات البيانات الفنية الداخلية والعميل
المساهمة في تجميع ملفات المشروع النهائية، ومحافظ البناء، والأرشفة
إنشاء نظام أرشفة مشروع منهجي وشامل
إنتاج تقارير استثنائية، تقارير تأخر تعليق وأي تقارير أخرى لمراجعة إدارة المشروع

المؤهلات


المؤهل

الحد الأدنى من درجة البكالوريوس

المعرفة، المهارات، والخبرة:

معرفة ببرنامج MS Office
معرفة بنظام SharePoint/Documentum/ProjectWise أو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية المماثل
معرفة ببرنامج Adobe
مهارات الاتصال - الكتابية والشفوية
مهارات في معالجة الكلمات، جداول البيانات، تطبيقات قواعد البيانات وأنظمة إدارة البيانات الإلكترونية

الصفات الشخصية:

مهارات تنظيمية ممتازة ونهج منطقي ومنظم
مهارات اتصال وعلاقات شخصية فعالة
لاعب فريق قوي
القدرة على العمل في بيئة ذات ضغط عالٍ، والانتباه الدقيق للتفاصيل وضمان دقة المخرجات