مسؤول المشتريات والإدارة

Transmar International

وصف الوظيفة:

• إدارة ومتابعة تقدم مهام المرسلين / السائقين / أوامر العمل / جداول التقديم و التوقيت
• إدارة السيارات وطرق الأسطول والمتطلبات اللازمة للأعمال
• دعم الشركات الفرعية بالخدمات اللازمة وتحديث التطبيق
• التعامل مع طلبات السائقين المنتظمين والمرسلين وتحديثاتها وجداولها
• اتباع العمليات الإدارية بما في ذلك الفوترة وتسجيل الطلبات والمدفوعات ومعالجة النفقات والوثائق المتعلقة بالقسم.
• الاستجابة لاستفسارات القسم وطلبات الشركات الفرعية
• استلام الطلبات الإدارية من مكتب المساعدة الإدارية والرد على الاستفسارات بدقة وفي الوقت المناسب
• تحديث إجراءات التشغيل القياسية للقسم
• تنسيق جداول إجازات السائقين والمرسلين والبدائل
• تنفيذ المهام الإدارية للقسم لتلبية احتياجات جميع الموظفين.
• الاهتمام بمشتريات وطلبات الموظفين للاحتياجات و تقديم الطعام / العلاقات العامة / الزيارات / الفعاليات / القمم و المؤتمرات
• تنفيذ الأعمال اللوجستية والإدارية لجميع الفعاليات والترتيبات ذات الصلة والمدفوعات
• الحصول على عروض الأسعار للعينات السنوية / العروض وإنشاء أوامر الشراء
• متابعة استلام المنتجات وإضافتها إلى سجل المخزون وتطبيق المخزون
• تقديم تقرير بالكميات المسلمة من المخزون
• مراقبة مستويات المخزون الثابت في جميع مواقع الشركة والتعامل مع إعادة التوريد
• إدارة وتخطيط الطلبات السنوية والتوزيع للعينات / البسكويت / المكسرات / الزهور وما إلى ذلك من أي طلب خاص وإعداد
• مواصلة مدفوعات مشروع المسؤولية الاجتماعية والقضايا ذات الصلة
• تخطيط وطلب وتوزيع أدوات القرطاسية الخاصة بالشركة وفقًا للميزانية والمتطلبات لكل شركة وقسم وفرع
• تأجير الحافلات والسيارات وفقًا للطلبات

ترتيبات السفر

• حجز تذاكر الطيران للتاريخ المطلوب بأسعار تنافسية
• التعامل مع ترتيبات ومتطلبات السفر المحلية والدولية وفقًا لسياسة السفر
• مراجعة وتسجيل وتحديث صلاحية جواز السفر وحالة التأشيرة
• تحديث بدل السفر ونفقات السفر وفقًا لذلك وتجهيز المدفوعات
• متابعة وكالات السفر والموظفين وشركات الطيران المعنية عند الحاجة، خاصة أثناء المشاكل، لضمان أن جميع ترتيبات السفر وفقًا للخطة المحددة مسبقًا
• تقديم مستندات التأشيرات ومتابعة الإصدار والعملية
• التواصل بتحديثات السفر المتعلقة بكوفيد-19 / PCR / تأمين السفر

المشتريات

• إصدار طلبات الشراء والإجراءات التالية
• تحديث طلبات الأسعار بشكل متكرر
• البحث عن الموردين للاختيار والتصفية
• التفاوض مع الموردين لتحقيق أفضل الأسعار التنافسية
• إصدار أوامر الشراء ومراجعة المخرجات بناءً على أوامر الشراء المعتمدة
• توفير العينات للقسم المعني وفقًا لطلباتهم
• تأكيد تسليم المواصفات المطلوبة من قبل القسم المعني إلى الموردين
• تحديث قاعدة بيانات الموردين الخاصة بالقسم والتعامل مع إصدار وتجديد عقود الموردين
• تحديث سجلات تقييم الموردين شهريًا وعلى تطبيق الموردين
• مطابقة اتفاقية مستوى الخدمة لجميع العناصر المشتراة

التقارير

• تقرير المخزون
• تقرير توزيع الهدايا
• تقرير تقييم الموردين
• تقرير أوامر العمل

• 1-5 سنوات من الخبرة ذات الصلة الإجمالية
• القدرة على إعداد وتنظيم قواعد البيانات وجداول البيانات - القدرة على استخدام MS Office (Word / Excel / PowerPoint) بكفاءة - معرفة جيدة بالتعامل مع البائعين المحليين والدوليين. معرفة أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ميزة.
• درجة البكاليوس أو ما يعادلها
• معرفة MS Office، مع تركيز خاص على MS Excel
• إجادة ممتازة للغة الإنجليزية (مكتوبة ومحكية)