مساعد الشراء واللوجستيات

War Child (Palestine)

مهمتك

منظمة وور تشايلد هي منظمة دولية غير حكومية مستقلة ومحايدة تهتم بحقوق الأطفال تستثمر في مستقبل سلمي للأطفال والشباب المتأثرين بالنزاعات المسلحة. مع التركيز على حماية الأطفال، والصحة النفسية، والدعم النفسي الاجتماعي، نسعى لتمكين الأطفال والشباب، بينما نساعد البالغين على إحداث تغيير إيجابي ودائم في حياة الأطفال والشباب المتأثرين بالنزاع. تعمل وور تشايلد في الأراضي الفلسطينية منذ عام 2006 ولها مكاتب في القدس والخليل ووادي الأردن وغزة.

تسعى وور تشايلد إلى توظيف مساعد مشتريات ولوجستيات متحمس يمكنه الوفاء بوصف الوظيفة التالي للانضمام إلى المنظمة.

ملفك الشخصي

ملخص الوظيفة / نطاق العمل:
يقدم مساعد المشتريات واللوجستيات الدعم الإداري واللوجستي لفريق المشتريات واللوجستيات. تركز الوظيفة على الوثائق، والأرشفة، والمتابعة مع الموردين، ودعم عمليات المشتريات واللوجستيات لضمان سير العمليات بسلاسة.

المسؤوليات والمهام

المسؤولية الوظيفية 1: دعم عملية المشتريات

40% من الوقت

1. دعم تخطيط المشتريات، والتنبؤ، وتحليل السوق.
2. دعم الفريق الفني لتحديد المواصفات وإجراء زيارات ميدانية للموردين.
3. المساعدة في جمع العروض والوثائق المطلوبة من الموردين.
4. دعم طلبات العروض والمقترحات (بما في ذلك الشروط المرجعية، وتقييم العروض، والعقود، وأوامر الشراء).
5. مراجعة العروض، وإعداد التقييمات، والتفاوض على الأسعار لضمان الكفاءة من حيث التكلفة.
6. الحصول على الموافقات، وإعداد رسائل الفوز/الفشل، والحفاظ على وثائق المشتريات.
7. مراقبة حالة الطلبات المعلقة وإبلاغ الفرق المعنية بأي تأخير.
8. الحفاظ على تحديث قواعد بيانات الموردين وقوائم الموردين المفضلين بانتظام.
9. توفير متابعة للطلبات وإبلاغ المتقدمين بتقدم معالجة طلباتهم.
10. إجراء زيارات ميدانية للموردين.

المسؤولية الوظيفية 2: اللوجستيات

30% من الوقت

1. المتابعة مع الموردين لتأكيد التسليمات والحصول على الفواتير الأصلية، والإيصالات، وغيرها من الوثائق الداعمة.
2. مراجعة ملاحظات التسليم وحل مشكلات التسليم أو الاختلافات.
3. دعم إدارة مرافق وور تشايلد، والمعدات، والخدمات الجارية (المرافق، والصيانة، ومراقبة الاستخدام).
4. إجراء زيارات ميدانية لمكاتب وور تشايلد لمتابعة احتياجات اللوجستيات المكتبية.
5. مراقبة أداء الموردين والالتزام بالعقود وأوقات التسليم.

المسؤولية الوظيفية 3: إدارة بيانات المشتريات

10% من الوقت

1. الحفاظ على سجلات منظمة: العقود، أوامر الشراء، المتعقبين، قواعد بيانات الموردين، وثائق التدقيق.
2. تحديث متعقبات المشتريات وتقديم المعلومات لأصحاب المصلحة.
3. دعم إعداد تقارير الجرد (الأصول، القوائم، التخطيط).
4. ضمان متابعة العقود محدثة مع الموردين والاستشاريين.
5. دعم طلبات إعفاء ضريبة القيمة المضافة، وتنسيق وزارة المالية، والتحقق من الالتزام.

المسؤولية الوظيفية 4: الدعم الإداري

20% من الوقت

1. إعداد الوثائق الداعمة للمدفوعات المالية بالتنسيق مع فريق المالية.
2. المتابعة مع الموردين للحصول على الفواتير الأصلية، والإيصالات، والوثائق الداعمة.
3. المتابعة مع موظفي وور تشايلد حول مهام المشتريات واللوجستيات.
4. توفير الدعم الإداري (الأرشفة، والنسخ، والمسح الضوئي، والأرشفة).
5. المساعدة في التدقيقات السنوية لملفات المشتريات واللوجستيات.
6. أداء أي واجبات إضافية يكلف بها ضابط المشتريات واللوجستيات الكبير.

المؤهلات / التعليم / التدريب

مطلوب

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو اللوجستيات، أو مجال ذي صلة.

الخبرة والمهارات

حد أدنى من سنة واحدة من الخبرة المهنية السابقة في وظيفة مماثلة مع المهارات المطلوبة.

مطلوب

1. حد أدنى من سنة واحدة من الخبرة ذات الصلة في المالية، أو اللوجستيات، أو المشتريات ضمن المنظمات غير الحكومية، ويفضل مع المنظمات غير الحكومية الدولية.

2. المعرفة المثبتة باللوجستيات والمشتريات هي قيمة مضافة.

3. مهارات حاسوبية قوية، ومايكروسوفت أوفيس، خصوصا إكسل وورد.

4. رخصة قيادة سارية ورغبة في السفر.

5. المرونة وعقلية العمل اليدوي.

6. المعرفة بظروف السوق المحلية.

7. مهارات اجتماعية وتواصل قوية.

8. مهارات متقدمة في التقارير والكتابة.

9. مهارات إدارة ممتازة، والعمل الجماعي، والمرونة.

10. مهارات شفهية وكتابية متقدمة باللغة الإنجليزية والعربية. العبرية هي ميزة إضافية.