موظف المشتريات واللوجستيات (منطقة دورا)

Client of Hire Lebanese

ملخص الدور:

مسؤول عن إدارة جميع طلبات الشراء المحلية والدولية من البداية إلى التسليم، مع ضمان التنسيق في الوقت المناسب بين الموردين، ووسطاء الشحن، ووكلاء التخليص، وفريق المتجر. يشرف على عقود الصيانة بالتنسيق مع المدير الفني ويتعامل مع أنشطة جمع المدفوعات بما يتوافق مع سياسات الشركة.


المسؤوليات الرئيسية والصلاحيات


1. اللوجستيات والمشتريات


العمليات اليومية


* إعداد ومعالجة جميع طلبات الشراء المحلية والدولية (POs) بناءً على طلبات الرئيس التنفيذي أو مهندسي المبيعات/التقنية، مع ضمان الحصول على أفضل العروض من الموردين المعتمدين.

* طلب وتقييم عروض الشحن للشحنات الدولية.

* التنسيق مع وكلاء الشحن للحصول على والتحقق من جميع مستندات الشحن (الفاتورة، قائمة التعبئة، شهادة المنشأ، بوليصة الشحن/سند الشحن) قبل الشحن أو الوصول.

* إعداد ومعالجة جميع مستندات الشحن وفقًا لإجراءات الشركة.

* إبلاغ الأقسام المعنية بحالة الشحن والتسليم لجدولة مستودع مناسبة.

* ترتيب النقل للبضائع الكبيرة وطلب رافعات الشحن حسب الحاجة للتفريغ.

* التحقق من فواتير الموردين وفواتير الشحن مقابل طلبات الشراء والمستندات قبل إرسالها إلى المحاسبة.

* الحفاظ على سجلات منظمة لجميع معاملات المشتريات والشحن.

* الحصول على موافقة الرئيس التنفيذي/المدير المالي لأي طلبات استثنائية أو غير قياسية.


التقارير الشهرية


* تتبع وحل أي عدم تطابقات لوجستية تتعلق بالموردين أو وكلاء الشحن أو شركات التأمين.

* التنسيق مع الموردين بشأن العناصر المعيبة أو التالفة للحصول على إشعارات ائتمان أو بدائل.

* تحديث وصيانة قائمة الموردين المعتمدين.

* التفاوض وتوثيق شروط الدفع مع الموردين المحليين والحصول على موافقة مدير المالية لطلبات الائتمان.



2. عقود الصيانة


العمليات اليومية


* صياغة وإدارة عقود الصيانة بناءً على تكرار الزيارة، حالة الضمان، وسياسة الشركة.

* إعداد مقترحات الصيانة والتسعير بالتنسيق مع المدير الفني.

* العمل كجهة الاتصال الرئيسية لطلبات الخدمة من العملاء: تلقي الاستفسارات، التنسيق مع الأقسام المعنية، إصدار العروض والفواتير، وإدارة جمع المدفوعات.

* الاتصال بالعملاء قبل ثلاثة أشهر من انتهاء العقد لمناقشة التجديدات وفقًا لمتطلبات وزارة المالية.


التقارير الشهرية


* مراقبة تجديد العقود وضمان المتابعة في الوقت المناسب على الاتفاقيات القائمة.

* الإبلاغ عن جميع عقود الصيانة الجديدة للرئيس التنفيذي.




3. جمع المدفوعات


العمليات اليومية


* الحفاظ على وتقديم ورقة جمع يومية للمدير المالي والرئيس التنفيذي.


التقارير الشهرية


* متابعة مدفوعات العملاء وفقًا لتقارير المدير المالي نصف الشهرية.

* التنسيق مع مهندسي المبيعات لمعالجة تأخيرات الدفع.

* عقد اجتماعات نصف شهرية مع المدير المالي لمراجعة المبالغ المستحقة.

* تصعيد القضايا الكبيرة المتعلقة بالتحصيل إلى الرئيس التنفيذي/المدير المالي بما يتماشى مع سياسة ائتمان الشركة.