أخصائي فئة المشتريات

Client of Pillars Consultancy - Recruitment Egypt

ملخص الوظيفة

أخصائي المشتريات غير التجارية مسؤول عن شراء المواد غير التجارية والخدمات ومشاريع الإنفاق الرأسمالي والإمدادات الأساسية الأخرى. تتضمن الدور التفاوض مع الموردين، وإدارة علاقات البائعين، وضمان الشراء الفعال من حيث التكلفة، والحفاظ على تسليم المواد في الوقت المحدد لدعم العمليات التجارية السلسة. يجب ألا يضمن الأخصائي أيضًا الامتثال لمعايير الصناعة والتشريعات البيئية، وتحسين استراتيجيات الشراء، والتعاون مع الأقسام الأخرى مثل الموارد البشرية والمبيعات والعمليات والقانون والتدقيق الداخلي والإدارة والتسويق.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة الموردين: تحديد وتقييم والحفاظ على علاقات مع الموردين الموثوقين للمواد والخدمات وعناصر الإنفاق الرأسمالي، مثل: المواد التسويقية، والطباعة والقرطاسية، وقطع الغيار، والاستهلاكات، ووكالات التسويق، وشركات الاستشارات، وشركات التدقيق، والمقاولين، والمعدات والآلات، إلخ.
• التفاوض على التكاليف: التفاوض على الأسعار والشروط وجداول التسليم مع الموردين لتحقيق توفير التكاليف مع الحفاظ على معايير الجودة.
• OTIF: مراقبة عملية الطلبات من البداية حتى التسليم وتسوية الفواتير لضمان توفير مستمر للمواد والخدمات وتقليل فترات توقف العمليات التجارية.
• مراقبة الجودة: التعاون مع المستخدمين النهائيين و/أو فريق الجودة لضمان أن جميع المواد تتوافق مع المواصفات والمعايير الصناعية اللازمة.
• الامتثال: ضمان أن جميع أنشطة الشراء تتوافق مع اللوائح ذات الصلة، بما في ذلك المعايير البيئية ومعايير السلامة.
• البحث في السوق: البقاء على اطلاع على اتجاهات السوق، وتقلبات الأسعار، والتطورات التكنولوجية لاتخاذ قرارات شراء مستنيرة.
• التقارير والتوثيق: الحفاظ على سجلات دقيقة للمشتريات وعقود الموردين ومستويات المخزون. إعداد تقارير دورية عن أنشطة الشراء والأداء.
• تنسيق اللوجستيات: العمل مع فريق اللوجستيات لتنسيق التسليم في الوقت المناسب وتخزين المواد، وتجنب الاضطرابات في جداول الإنتاج.

المهارات المطلوبة

• مهارات التفاوض والاتصال قوية
• قدرات تحليلية وحل المشكلات
• معرفة بعمليات الشراء وإدارة سلسلة التوريد
• إلمام بصناعة زيوت التشحيم ومتطلبات المواد غير التجارية ذات الصلة
• قدرة على العمل مع فرق متعددة الوظائف
• خبرة في تطبيقات ERP مثل Oracle وSAP وأنظمة مثل Microsoft SharePoint

جهات الاتصال في العمل

تقيس مدى الحاجة إلى أن يتعامل حامل الوظيفة مع الآخرين داخل أو خارج المنظمة للتأثير عليهم لتحقيق هدف ما. يشير إلى العنوان/المستوى، ومدى التكرار، والغرض من الاتصال (ماذا يفعل). أهم جهة اتصال.

الأشخاص المتصلون

تكرار الطبيعة والغرض من الاتصال

• جميع الأقسام غير التجارية يوميًا لفهم الاحتياجات وجداول التسليم.
• ضمان تسليم المواد في الوقت المحدد لتجنب الاضطرابات التجارية.
• العمل مع المالية لضمان متابعة ميزانيات المشتريات ومعالجة المدفوعات للموردين في الوقت المحدد.
• التشاور مع القسم القانوني لضمان أن عقود الموردين والشروط والأحكام تتوافق مع المتطلبات التنظيمية والمعايير الصناعية.
• الموردون/البائعون/الأطراف التنظيمية يوميًا النقطة الرئيسية للتفاوض على الأسعار، وشروط التسليم، ومراقبة الجودة، وضمان توفير موثوق للمواد.
• العمل مع مقدمي الخدمات اللوجستية لإدارة النقل.
• التواصل مع الوكالات التنظيمية لضمان الامتثال لمعايير السلامة والبيئة والصناعة.
• التفاعل مع ضباط الجمارك لضمان الامتثال للوائح الاستيراد/التصدير.

المسؤولية عن الإجراءات أو القرارات