مشرف إدارة المشتريات

Zakat, Tax and Customs Authority

تطوير استراتيجية وأهداف الشراء بما يتماشى مع الاحتياجات الداخلية وأفضل الممارسات والاستراتيجية العامة لزاتكا والتوجيهات الحكومية
تطوير برنامج الشراء مع تسليط الضوء على حجم ونوع وتوقيت السلع والخدمات المطلوبة من زاتكا لتتبع المعاملات والحصول على رؤية كاملة وواضحة عن العناصر المشتراة والطلبات المعالجة والمدفوعات المنجزة
تطوير و/أو تحديث سياسات ومعايير الشراء وتقديم مدخلات للتحسين بناءً على الممارسات السابقة والدروس المستفادة
تطوير و/أو تحديث الإرشادات والأدوات اللازمة لدعم الوظائف في توقع الاحتياجات السنوية للشراء بناءً على اتجاهات الشراء في السنوات السابقة
جمع متطلبات الشراء لوظائف زاتكا في الوقت المناسب
تحديد أنواع المصادر المثلى بناءً على متطلبات الشراء
إجراء تحليل سوق الإمدادات لتحديد الموردين المحتملين وجمع المدخلات حول جداول الشراء والتكاليف
توحيد متطلبات الشراء للوظائف في خطة شراء سنوية مع الكمية المطلوبة وطرق الإمداد والتكاليف الإجمالية المقدرة ومتطلبات التسليم والجداول
نشر خطة الشراء السنوية على منصات اعتماد وزاتكا
تطوير إرشادات للشراء الطارئ تحدد الظروف والإجراءات ذات الصلة المفترضة

تأهيل البائعين

تطوير و/أو تحديث إرشادات ومعايير التأهيل المسبق التي تغطي جميع مقاييس التقييم ذات الصلة اللازمة لتسجيل واختيار الموردين مثل نطاق الدراسة وموقع الموردين وقائمة الأسعار وجودة المنتج والسمعة والعلامات التجارية، إلخ.
تحديث العمليات والنماذج اللازمة التي يجب على الموردين المحتملين اتباعها للتسجيل وتقديم الوثائق والمعلومات المطلوبة
تسجيل الموردين الراغبين في تقديم السلع أو الخدمات لزاتكا في قاعدة بيانات الموردين والتحقق من دقة التفاصيل والوثائق وصلاحيتها
المتابعة مع الوظائف بشأن تقدم خطة الشراء

التقارير

مراقبة وتطوير تقارير/لوحات معلومات دورية عن أداء الشراء مقابل مجموعة من الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية والتواصل مع المعنيين

التنظيم والعمليات

اتباع جميع السياسات والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية ذات الصلة لضمان تنفيذ العمل بطريقة منظمة ومتسقة
المساعدة في حل المشكلات المتصاعدة وتقديم الدعم اللازم للفريق الصغير لضمان تنفيذ العمل بكفاءة
تصعيد المشكلات المعقدة إلى الشخص المعني لضمان إغلاق الحالات/المشكلات بشكل صحيح
أداء واجبات أخرى كما هو مطلوب

إدارة الأفراد

تدريب الموظفين الجدد على الأنشطة الوظيفية المختلفة لضمان نقل المعرفة، عند الاقتضاء
تقديم توجيهات واضحة، وتحديد أولويات المهام، وتعيين وتفويض المسؤولية، ومراقبة سير العمل للمرؤوسين/الموظفين الجدد
دعم الموظفين الجدد أو التقارير المباشرة لتنفيذ واجباتهم وفقًا للسياسات والعمليات المحددة