مدير المشتريات

ESL FACEIT Group - EFG

نظرة عامة على المهام والمسؤوليات:

• إعداد، تخطيط، تشغيل، وتقييم مشاريع الشراء (إدارة دورة حياة مشروع الشراء بالكامل، من تحليل المتطلبات الأولية والتخطيط إلى تنفيذ RFx (RFI/RFP/RFQ) وتقييم ما بعد المشروع)
• مفاوضات العقود: التفاوض على العقود والاتفاقيات مع الموردين (قيادة مفاوضات العقود مع الموردين الرئيسيين، تغطي الأسعار، شروط الدفع، اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، وتخفيف المخاطر)
• إدارة الموردين: تحديد، تقييم، إدارة، وتطوير العلاقات مع موردينا
• تحليل إنفاق الموردين والسلع وإنشاء خطط شراء استراتيجية
• العمل كشريك رئيسي في الشراء لفرق العمليات والمنتجات، وترجمة خرائطهم واحتياجاتهم إلى استراتيجيات توريد فعالة.
• التعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين لفهم احتياجاتهم ومتطلباتهم في الشراء ومواءمة الأنشطة الشرائية مع الأهداف التنظيمية مع التركيز الخاص على عمليات المملكة العربية السعودية.

المهام الرئيسية:

1. مشاريع الشراء

• الاتصال بأصحاب المصلحة الداخليين لتحديد مشاريع الشراء
• الاتفاق على جدول زمني للمشاريع مع أصحاب المصلحة الداخليين
• إعداد الوثائق بما في ذلك NDA، نطاق العمل، سياسة المناقصات، إلخ.
• تحديد الموردين المحتملين
• نشر الوثائق وتشغيل عمليات التوريد (RFQ، RFP، مناقصة، أو ما شابه)
• مقارنة الاقتباسات/العروض وتقديم نقطة قرار
• دعم أصحاب المصلحة الداخليين في عملية اتخاذ القرار
• تعيين المورد بما في ذلك المفاوضات النهائية والتعاقد

2. إدارة الموردين

• تنمية علاقات قوية مع الموردين بناءً على الثقة والشفافية والتعاون. إنشاء قنوات اتصال مفتوحة لتسهيل حل المشكلات والابتكار.
• العمل مع الموردين لتحسين قدراتهم وعملياتهم وأدائهم.
• مراقبة أداء الموردين لضمان تلبية مستويات الخدمة المتفق عليها، معايير الجودة، وجداول التسليم.
• حل القضايا في حالة وجود نزاعات (مثل التأخيرات في التسليم، مخاوف الجودة، أو الخلافات حول الشروط التعاقدية)
• تحديد وتخفيف المخاطر المرتبطة بالموردين، مثل اضطرابات سلسلة التوريد، عدم الاستقرار المالي، أو العوامل الجيوسياسية.
• تقييم تكاليف الموردين باستمرار والبحث عن فرص لتحسين عمليات الشراء، تقليل النفقات، وتحقيق المدخرات.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات وكسب الكفاءة داخل وظيفة إدارة الموردين

3. تحسين عمليات الشراء

• تحليل العمليات الحالية لتحديد عدم الكفاءة، الاختناقات، ومجالات التحسين.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات، مثل أتمتة المهام اليدوية، تبسيط سير العمل، تقليل أوقات الدورة، والقضاء على الأنشطة المكررة.
• تطوير وتقييم الحلول المحتملة لتحسين العمليات، مثل تنفيذ تقنيات جديدة، إعادة تصميم سير العمل، أو توحيد الإجراءات.
• إدارة عملية التغيير المرتبطة بتنفيذ تحسينات العمليات، بما في ذلك التواصل بالتغييرات مع أصحاب المصلحة، معالجة المقاومة، وتوفير التدريب والدعم
• تنمية ثقافة التحسين المستمر من خلال تشجيع التقييم المستمر وتنقيح العمليات. السعي للحصول على ملاحظات من أصحاب المصلحة والبحث بنشاط عن فرص لمزيد من التحسين.
• توثيق العمليات والإجراءات وأفضل الممارسات المحدثة لضمان التناسق، تسهيل التدريب، ودعم نقل المعرفة داخل المنظمة.
• مشاركة الدروس المستفادة وأفضل الممارسات عبر المنظمة لتسهيل التعلم وتكرار تحسينات العمليات الناجحة في مجالات أخرى.

4. تدقيق الاستلام

• جمع البيانات والمستندات ذات الصلة بعملية الاستلام، مثل تقارير الاستلام، أوامر الشراء، إيصالات التعبئة، الفواتير، وسجلات مراقبة الجودة.
• إجراء تفتيشات فعلية للبضائع المستلمة للتحقق من الكمية، الحالة، والامتثال للمواصفات.
• مراجعة الوثائق الخاصة بالاستلام لضمان الدقة والكمال.
• تقييم جودة البضائع المستلمة لضمان تلبية معايير الجودة والمواصفات الخاصة بالمنظمة.
• مراجعة عمليات وإجراءات الاستلام لضمان الامتثال للسياسات التنظيمية، المعايير الصناعية، والمتطلبات التنظيمية.
• تقييم أداء البائعين والموردين بناءً على الجودة، الدقة، وموعد تسليم البضائع المستلمة.
• التحقيق وحل التناقضات التي تم تحديدها خلال التدقيق، مثل النقص، الزيادة، البضائع التالفة، أو الشحنات غير الصحيحة.

المتطلبات:

المهارات:

• التواصل (منفتح وودود، لكن حازم)

• إجادة اللغة الإنجليزية

• فهم عميق لتكنولوجيا المعلومات (برامج المكتب، خاصة Excel، برامج إدارة المشاريع، برامج التوريد)
• عقلية تحليلية: تستمتع بالتعمق في البيانات (مثل تقارير الإنفاق)، تحديد الأنماط، وبناء استراتيجية ملموسة من نتائجك.
• خلفية مالية
• إدارة الموردين / إدارة سلسلة التوريد
• يفيد وجود خبرة في برنامج شراء رقمي (يفضل Coupa)
• القدرة على العمل في بيئة دولية مع ثقافات عمل مختلفة