أخصائي مشتريات

Beirut Digital District- Forward Mena

نظرة عامة على الدور:

يلعب أخصائي المشتريات دورًا حيويًا في ضمان حصول المنظمة على السلع والخدمات والموارد اللازمة لتحقيق مهمتها بكفاءة، مع الالتزام بسياسات وإجراءات المانحين. يتضمن هذا الدور إدارة عملية المشتريات بالكامل، بدءًا من تحديد الاحتياجات ومصادر الموردين إلى التفاوض على العقود والإشراف على التسليم. يضمن أخصائي المشتريات أن جميع أنشطة المشتريات تتماشى مع أهداف المنظمة ومتطلبات المانحين والقيود الميزانية. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وتفاوض، واتصال، إلى جانب فهم عميق لأفضل الممارسات في المشتريات، والامتثال للمعايير التنظيمية، والخبرة في العمل مع المنظمات غير الحكومية والوكالات الدولية.


المسؤوليات:

تطوير وتنفيذ سياسات وخطط المشتريات التي تتماشى مع برامج ومشاريع المنظمة.

التعاون مع مديري البرامج لتحديد احتياجات المشتريات وضمان التسليم في الوقت المناسب للسلع والخدمات.

تحديد وتقييم وإقامة علاقات مع الموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات الذين يتماشى مع أهداف المنظمة.

التفاوض على الشروط والأسعار والعقود لضمان الحصول على أفضل قيمة ممكنة للمنظمة.

إعداد وإدارة عملية المناقصات للمشتريات الكبرى، مع ضمان الشفافية والعدالة والامتثال لمتطلبات المانحين.

تقييم العروض والمقترحات، وضمان تلبيتها للمتطلبات الفنية والمالية للمنظمة.

ضمان امتثال جميع أنشطة المشتريات لسياسات المنظمة وتنظيمات المانحين والقوانين المحلية.

الحفاظ على سجلات دقيقة وشاملة لأنشطة المشتريات، بما في ذلك العقود وأوامر الشراء والفواتير.

مراقبة وتتبع نفقات المشتريات لضمان توافقها مع الميزانيات المعتمدة.

تقديم تقارير دورية عن أنشطة المشتريات، بما في ذلك توفير التكاليف واستخدام الميزانية.

تحديد وتخفيف المخاطر المرتبطة بأنشطة المشتريات، بما في ذلك اضطرابات سلسلة التوريد وعدم امتثال الموردين.

تطوير خطط طوارئ لمعالجة التحديات المحتملة في المشتريات.

العمل عن كثب مع المعنيين الداخليين، بما في ذلك مديري البرامج وفريق المالية، لضمان تلبية احتياجات المشتريات بفعالية.

التواصل مع المعنيين الخارجيين، بما في ذلك المانحين والشركاء، لمواءمة استراتيجيات المشتريات مع الأهداف العامة للمشروع.

تقييم وتحسين عمليات المشتريات باستمرار لتعزيز الكفاءة والفعالية من حيث التكلفة.

البقاء على اطلاع باتجاهات السوق، والموردين الجدد، والتطورات التكنولوجية في إدارة المشتريات وسلاسل التوريد.


المؤهلات:

درجة البكالوريوس في المشتريات أو إدارة سلسلة التوريد أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في المشتريات، ويفضل أن تكون داخل منظمة غير حكومية أو بيئة مماثلة، مع خبرة في العمل مع الوكالات الدولية.

خبرة في شراء السلع والخدمات، ويفضل أن تكون للمنظمات غير الحكومية,

معرفة قوية بتنظيمات وسياسات وأفضل الممارسات في المشتريات.

مهارات تفاوض واتصال وعلاقات شخصية ممتازة.

إجادة استخدام Microsoft Office.

القدرة على العمل تحت الضغط، وإدارة مهام متعددة، والوفاء بالمواعيد النهائية.

مهارات تحليلية وحل المشكلات قوية.

إجادة اللغة الإنجليزية؛ معرفة باللغة العربية أو الفرنسية ميزة.

معرفة بـ STEP ميزة.


المهارات:

الاهتمام بالتفاصيل ومستوى عالٍ من الدقة.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.

القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.

اتخاذ قرارات أخلاقية وشفافة.

القدرة على التكيف والمرونة في بيئة سريعة الوتيرة.