أخصائي مشتريات

Royal for Real Estate De...

هدف الوظيفة:

• يعد ويحدث سجل الشركة لجميع الموردين (المزودين/المقاولين) السابقين والحاليين والمحتملين ويتابع إنجاز عملهم وتاريخهم بطريقة منظمة
• يحصل على متطلبات المشتريات الخاصة بالشركة من خلال التحقق، وإعداد، وإرسال أوامر الشراء وتقديم الدعم الفني لعملية الشراء وموظفي القسم المعينين مع مسؤولية محددة لمعالجة العروض، وعروض الأسعار والمستندات المتعلقة بالشراء والرد على الاستفسارات ذات الصلة في الوقت المناسب؛ ويحافظ على معلومات المورد/المصدر ويحدث قاعدة بيانات قسم المشتريات.

الواجبات الحرجة:

• يحافظ على تحديث سجل دقيق لجميع الموردين المحتملين (المزودين/المقاولين) بالتنسيق مع سياسة سجل الشركة ومعايير اختيار الموردين المقبولين/المعتمدين
• يستعرض ويعالج أوامر الشراء المعتمدة من حيث (مقارنة جميع العناصر المطلوبة مع الخطة الرئيسية للقسم، توضيح وصف العناصر غير الواضحة، إعداد قائمة بالموردين المحتملين، تقديم الأسعار الأولية، إلخ)، ويقدم تقريرًا مفصلًا إلى مدير المشتريات للمضي قدمًا.
• يعد نموذج استفسار عروض الأسعار بناءً على أوامر الطلب المقدمة المعتمدة ويقوم بمراجعته مع مدير المشتريات للحصول على موافقته النهائية.
• يستعرض سجل قسم المشتريات للتوصية بالموردين/المقاولين المناسبين بناءً على وصف طلب الشراء التفصيلي
• يجري مفاوضات مع جميع الموردين المحتملين بشأن (الخصومات، طريقة الدفع، وقت التسليم، إلخ) ويقدم تقريرًا مفصلًا إلى مدير المشتريات للمضي قدمًا.

الواجبات الروتينية:

• يحدث قاعدة بيانات سجل المشتريات بشكل منظم من حيث فئة الموردين (أ، ب، ج) بناءً على التقييم الفني والإداري والمالي للمورد
• يتابع حالة أوامر الطلبات (المعتمدة، والمتأخرة) ويقدم تقرير متابعة محدث إلى مدير المشتريات.
• يتابع حالة أوامر الإمداد من حيث (فترة التسليم والتاريخ المحدد، طريقة الدفع، إلخ)
• يسلم جميع أوامر الإمداد الموقعة إلى قسم الشؤون المالية لتفويض دفع المورد، ويحتفظ بنسخة من المستندات في أرشيف القسم.
• يتتبع الفواتير المستحقة (المدفوعة والمتأخرة) ويتابع مع قسم الشؤون المالية، والموردين، لتحديد سبب التأخير ويقدم تقريرًا إلى مدير المشتريات حول الحالات الحرجة لتقديم المشورة بشأن الإجراء المناسب.
• يعد خطة عمل أولية أسبوعية لمشتري القسم ويتابع تنفيذها مع المشتريين.
• يتابع حسابات الموردين، والرصيد، والحالة المالية.
• التحكم في المستندات المتعلقة بجميع أوامر الشراء، أوامر الإمداد، أوامر الطلبات، الفواتير، التقارير العادية/غير العادية، إلخ.
• أي واجبات أخرى متعلقة بالعمل كما يُعينها مديره المباشر طالما أنها لا تؤثر على سلامة دور الموظف.