مشرف شراء

Malia Group

عند استلام طلبات الشراء، طلب عروض الأسعار من الموردين المعتمدين بالإضافة إلى العينات حيثما ينطبق ذلك، إجراء المفاوضات المتعلقة والتأكد من أن العرض يتضمن أفضل سعر، ومدة التسليم، والكمية، ومواصفات المادة المراد شراؤها.

التحقق والتأكد من إدخال معلومات المنتج وعروض الأسعار المعتمدة بدقة على نظام SAP، والإشراف على إصدار أوامر الشراء وفقًا للمعايير المحددة.

تنسيق حجز التأمين للطلبات المقدمة حيثما ينطبق ذلك والمتابعة لاستلام جميع الوثائق المطلوبة.

ضمان توفر وامتثال مستندات الشحن من الموردين. مراجعة شهادة التحليل (COA) حيثما ينطبق ذلك والحصول على الموافقة من قسم البحث والتطوير أو الجودة حسب الحاجة قبل إطلاق الطلب.

مراقبة أداء تسليم الموردين، وإدارة التأخيرات بشكل استباقي، وضمان التواصل في الوقت المناسب مع أصحاب المصلحة.

ضمان استلام المجموعة الأصلية من المستندات من الموردين عند تأكيد طلب الشراء.

التنسيق مع القسم التنظيمي لتوثيق المستندات اللازمة لتخليص البضائع من الجمارك، والتواصل مع الجهات المرخصة لأي تباين لاحظه السلطات، والمتابعة لتصحيحه ومنع حدوثه في الطلبات القادمة.

الإشراف على أنشطة الشحن والتخليص، وضمان الالتزام بالمتطلبات التنظيمية والتنسيق في الوقت المناسب مع وكيل التخليص.

متابعة الطلبات المستلمة من الموردين المحليين والأجانب والتأكد من دقة الكمية والجودة المطلوبة.

إدارة حسابات تكلفة الشحن، بما في ذلك إعداد والتحقق من إيصالات التكلفة بالتنسيق مع قسم المالية.

عند استلام البضائع، في حالة وجود أشياء تالفة، الإبلاغ عن المطالبة للمورد/شركة التأمين واقتراح الإجراءات الموصى بها لمدير الموقع.

التنسيق مع قسم المحاسبة، ومدير المشتريات، ومدقق المشتريات للمجموعة لإنهاء إجراءات الدفع.

إعداد أوامر التحويل البنكي للمدفوعات المقدمة والحصول على موافقة مدير المشتريات/مدقق المشتريات للمجموعة. التعامل مع جمع المستندات من البنك.

إعداد خطاب اعتماد والحصول على موافقة مدير المشتريات/مدقق المشتريات للمجموعة. إبلاغ قسم المحاسبة في حالة وجود أي تباين بين طلب الشراء/الإيصال والفاتورة.

تحليل التغيرات في التكلفة حسب العنصر المشتراة والإبلاغ عن أي انحراف إلى مدير المشتريات ومدقق المشتريات للمجموعة واقتراح إجراءات تصحيحية.

عند استقبال أي عنصر يقع ضمن البند الجمركي 322، التأكد من تسجيله في السجل ذات الصلة ومراقبة الاستهلاك وفقًا لذلك.

طلب كشف حساب من جميع الموردين النشطين لمشاركته مع فرق التدقيق والمحاسبة جنبًا إلى جنب مع جميع التقارير ذات الصلة لإغلاق نهاية السنة.

التأكد من أن ملف الشحنات في النقل ومخاطر الشركة يتم مشاركته مع فريق المحاسبة في الوقت المناسب.

تحديد وتنفيذ التحسينات في عمليات الشراء لتعزيز الكفاءة، وتقليل أوقات التسليم، وتحسين التكلفة.

تحديث قاعدة البيانات باستمرار بأسماء الموردين المعتمدين، والشروط والأحكام، ومعلومات البنك، والمواصفات الفنية للمنتجات ومدة التسليم.

تقديم تقارير ربع سنوية للإدارة حول تغيرات التكلفة والتحسينات. اقتراح إجراءات تصحيحية وجديدة لتعزيز الأداء