مسؤول البرنامج

Coptic Orphans

الوظائف والمسؤوليات الأساسية

• قيادة وإدارة اللوجستيات للفعاليات الكبيرة (مثل: مؤتمرات الممثلين، الاجتماعات الربعية، تدريبات الموظفين على مدى عدة أيام، إلخ)، والتنسيق بين الفرق والبائعين لضمان إتمام ناجح.
• المساعدة في إعداد وتحليل ميزانية البرنامج السنوية، ومراقبة النفقات، وإجراء تحليل الفروقات الربعية، وتوصية التعديلات في الميزانيات المستقبلية.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع إدارات المرافق والمشتريات لضمان ممارسات شراء سلسة وتواصل فعال مع الموظفين الميدانيين.
• تنسيق إنتاج تقارير MoSS السنوية ونصف السنوية، بالإضافة إلى الرد على الاستفسارات والأسئلة المتعلقة بالتدقيق الموجهة من قسم المالية.
• الحفاظ على نسخة محدثة من دليل الإدارة الخاص بالبرنامج، تعكس جميع التغييرات في العمليات والإجراءات.
• التعامل مع المهام الإدارية والتشغيلية واللوجستية اليومية، بما في ذلك الحصول على عروض الأسعار، وحجز الأماكن، والإقامة، والنقل، وتقديم طلبات الدفع.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات والفعاليات المتعلقة بالبرنامج، وتسجيل وأرشفة محاضر الاجتماعات، وإدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي للبرنامج.
• الحفاظ على التخزين، بما في ذلك التسجيل، وإعادة التخزين، وإرسال الكتيبات المطبوعة، والمعدات، والمواد.
• إدارة تنظيم جميع سجلات البرنامج، والتقارير، والعروض التقديمية، والاقتراحات، وموافقات صور الأطفال على SharePoint.
• العمل كنقطة التركيز الرئيسية لاستقبال شكاوى الأسر (بخصوص الممثلين) وتحويلها إلى مدير البرنامج المعني.
• أداء مهام أخرى حسب ما يكلفه المدير.

متطلبات السفر والعمل

• بيئة مكتبية نموذجية مثل المشي، والجلوس، والطباعة، واستخدام معدات المكتب، ورفع الصناديق أو الأمتعة بشكل عرضي أثناء السفر.
• قد تصل نسبة السفر في جميع أنحاء مصر إلى 25% من الوقت.
• قد يتطلب العمل خارج ساعات العمل الرسمية وفي عطلات نهاية الأسبوع.