مسؤول البرنامج

Coptic Orphans

الوظائف والمسؤوليات الأساسية

• قيادة وإدارة اللوجستيات للأحداث الكبيرة (مثل: مؤتمرات الممثلين، الاجتماعات الفصلية، تدريبات الموظفين التي تستمر لعدة أيام، إلخ)، والتنسيق بين الفرق والموردين لضمان إكمال ناجح.
• المساعدة في إعداد وتحليل ميزانية البرنامج السنوية، ومراقبة النفقات، وإجراء تحليل الفروق ربع السنوي، والتوصية بالتعديلات في الميزانيات المستقبلية.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية مع إدارات المرافق والمشتريات لضمان ممارسات شراء سلسة وتواصل فعال مع الموظفين الميدانيين.
• تنسيق إنتاج تقارير MoSS السنوية ونصف السنوية، بالإضافة إلى الرد على الاستفسارات والأسئلة المتعلقة بالتدقيق الموجهة من قسم المالية.
• الحفاظ على نسخة محدثة من كتيب الإدارة للبرنامج، تعكس جميع التغييرات في العمليات والإجراءات.
• التعامل مع المهام الإدارية والتشغيلية واللوجستية اليومية، بما في ذلك الحصول على عروض الأسعار، وحجز الأماكن، والإقامة، والنقل، وتقديم طلبات الدفع.
• جدولة وتنظيم الاجتماعات والفعاليات المتعلقة بالبرنامج، وتسجيل وأرشفة محاضر الاجتماعات، وإدارة حسابات البرنامج على وسائل التواصل الاجتماعي.
• الحفاظ على التخزين، بما في ذلك تسجيل وإعادة تخزين وإرسال الكتيبات المطبوعة، والمعدات، والمواد.
• إدارة تنظيم جميع سجلات البرنامج، والتقارير، والعروض التقديمية، والمقترحات، وإذن صور الأطفال على SharePoint.
• العمل كنقطة التركيز الرئيسية لتلقي شكاوى الأسر (بخصوص الممثلين) وإعادة توجيهها إلى مدير البرنامج الإقليمي المعني.
• أداء مهام أخرى كما تم تعيينها من قبل المدير.

متطلبات السفر والعمل

• بيئة المكتب النموذجية مثل المشي، والجلوس، والكتابة، واستخدام معدات المكتب، ورفع الصناديق أو الأمتعة أثناء السفر من حين لآخر
• قد تصل نسبة السفر في جميع أنحاء مصر إلى 25% من الوقت.
• قد يتطلب العمل خارج الساعات الرسمية وفي عطلات نهاية الأسبوع.