مساعد لشؤون البرامج

FAO

دعم تطوير الوثائق العملية والمساعدة في مراقبة تنفيذ البرامج والمشاريع المعينة.
تقديم الدعم البرمجي والإداري حسب الحاجة لضمان التنفيذ في الوقت المناسب للأنشطة.
المساعدة في تحديد القضايا البرمجية والإدارية والتشغيلية خلال تنفيذ المشروع؛ اقتراح إجراءات تصحيحية، والتنسيق مع الوحدات المعنية، وتتبع إجراءات المتابعة حتى الحل.
المساعدة في إعداد وتنفيذ وثائق البرنامج والمشروع، بما في ذلك رسائل الاتفاق (LOAs) وأدوات التتبع ذات الصلة.
المساهمة بإدخالات لصياغة وتوحيد خطط العمل، والميزانيات، وتقارير التقدم، والعروض التقديمية، والمقترحات.
تحديد مصادر البيانات ذات الصلة؛ جمع، وتجميع، وتنظيم المعلومات لإعداد التقارير، والإرشادات، والملخصات، وغيرها من المواد المتعلقة بالبرنامج.
دعم فريق البرنامج في إعداد ومراجعة الوثائق المتعلقة بشراء السلع والخدمات.
الحفاظ على أنظمة تتبع العقود، وLOAs، وعمليات الشراء.
المساعدة في مراقبة استخدام الموارد المالية بالتنسيق الوثيق مع وحدة العمليات لضمان التوافق مع الميزانيات وخطط العمل المعتمدة.
تقديم الإرشادات للشركاء المنفذين ونظراء البرنامج حول الإجراءات الإدارية المطبقة لضمان الامتثال لسياسات المنظمة.
دعم التنسيق بين مكتب البلد ومكتب المشروع بشأن مسائل تنفيذ المشروع الروتينية.
الحفاظ على التواصل مع الشركاء المنفذين والم stakeholders المعنيين للبقاء محدثًا حول المتطلبات التنظيمية والتشغيلية.
تقديم الدعم الإداري واللوجستي للاجتماعات، وورش العمل، والفعاليات، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، والوثائق، ومحاضر الاجتماعات.
تسهيل ترتيبات السفر لفرق البرنامج والمشروع (داخلية وخارجية)، بما في ذلك إعداد طلبات السفر والمطالبات.
الحفاظ على مراسلات البرنامج وسجلات الاتصال.
جمع، تسجيل، والحفاظ على المعلومات المتعلقة بأنشطة البرنامج.
إنشاء والحفاظ على أنظمة تنظيم الملفات (كل من النسخ الورقية والإلكترونية)، مع ضمان الحفاظ على الوثائق السرية وسهولة استرجاع السجلات.
الحفاظ على ملفات مرجعية ووثائق محدثة بما يتماشى مع المعايير التنظيمية.
أداء أي واجبات ذات صلة أخرى كما هو موكل من قبل المشرف لدعم تقديم البرنامج بشكل فعال.