مساعد إدارة البرامج

Client of United Nation careers

في حدود السلطة المفوضة وبناءً على الموقع، سيكون مساعد البرنامج مسؤولاً عن الواجبات التالية:

• يوفر المساعدة في دعم أنشطة/عمليات التخطيط والتنفيذ لمكتب البرنامج في بغداد؛
• يبحث، يجمع، يحلل، يلخص، ويقدم معلومات/بيانات أساسية حول برامج/مشروعات معينة ومواضيع ذات صلة؛
• يساعد في تنسيق تخطيط وإعداد البرنامج/المشروع؛ يراقب حالة مقترحات البرنامج/المشروع؛ يتخذ الإجراءات اللازمة لضمان استكمال مستندات المشروع وتقديمها للأطراف المعنية للموافقة؛
• يساعد في إعداد وتحليل مقترحات ميزانية البرنامج/المشروع؛ يقدم المساعدة في تفسير إرشادات الميزانية؛ يراجع وينسق تقديم مقترحات البرنامج وتقديرات الميزانية، مع ضمان تضمين المعلومات المطلوبة وتبريرها من حيث الأنشطة المقترحة؛ يقترح التعديلات حسب الضرورة؛ يعد التقارير ويضمن تصنيف المخرجات/الخدمات بشكل صحيح؛
• يساعد في مراقبة وتقييم البرامج/المشروعات؛ يصنف، يحدث، يتتبع ويحلل البيانات المتعلقة بالبرامج/المشروعات، مثل السجلات المحاسبية، المخرجات، الموارد المستخدمة، الانحرافات/التعديلات، إلخ؛ يقوم بمراجعات دورية للحالة، يحدد القضايا ويبدأ الإجراءات اللازمة للتبعية؛ يعد تقديرات الميزانية المعدلة؛ يقدم تقارير عن التعديلات، النفقات والالتزامات، يتحقق من توفر الأموال؛ يضمن الموافقة اللازمة والإدخال في نظام الميزانية المحوسب؛ يبدأ التفويضات المالية للنفقات؛
• يتعاون مع مديري البرنامج/المشروع بشأن تقارير الأداء؛ يتواصل مع الأطراف المعنية بشأن تفسير الأنشطة/الخدمات المجدولة في خطة العمل وبرامج التخطيط المختلفة مثل خطة المتوسطة الأجل وخطط العمل الداخلية؛ يقدم المساعدة حول متطلبات التقارير، الإرشادات، القواعد والإجراءات ويضمن اكتمال ودقة البيانات المقدمة؛
• يعد ملخصات البرنامج/المشروع، ينسق مراجعة وعملية الموافقة، ويتعاون مع المحرر، خدمات الترجمة، إلخ. بشأن إنهاء ونشر التقرير بعدة لغات؛
• يعمل كنقطة اتصال لتنسيق، مراقبة وتسريع أنشطة تنفيذ البرنامج/المشروع، مما يتطلب تواصلًا واسعًا مع وحدات تنظيمية متنوعة لبدء الطلبات، إعداد شروط مرجعية قياسية وفقًا لأهداف البرنامج/المشروع، الحصول على التصاريح اللازمة، معالجة ومتابعة الإجراءات الإدارية وحل القضايا المتعلقة بتنفيذ المشروع، مثل التوظيف وتعيين الموظفين، ترتيبات السفر، تنظيم والمشاركة في دورات تدريبية/جولات دراسية، تفويض المدفوعات، صرف الأموال، شراء المعدات والخدمات، إلخ؛
• يعد، يحافظ على ويحدث الملفات (الإلكترونية والورقية) وقواعد البيانات الداخلية؛ ينظم ويحافظ على SharePoint؛ يصمم وينشئ مجموعة متنوعة من التقارير الدورية والفورية، الجداول الإحصائية، المحتوى الرسومي، وغيرها من المواد الخلفية/الملاحظات لتسهيل الفحص والمراجعات الأخرى؛
• يعد مراسلات واتصالات تتعلق بجميع جوانب إدارة البرنامج/المشروع، بما في ذلك خطة العمل والميزانيات، التعديلات والقضايا ذات الصلة، بالإضافة إلى إعداد مساهمات الوحدة لمجموعة متنوعة من التقارير الدورية؛
• ينظم ويوفر الدعم اللوجستي للمؤتمرات، ورش العمل والفعاليات الرسمية والاجتماعات.
• يحدد احتياجات تكنولوجيا المكتب، وينسق صيانة المعدات، البرمجيات، الأنظمة واحتياجات ومتطلبات لوجستية أخرى ذات صلة.
• يساعد في وضع متطلبات الموارد لمقترحات الميزانية وفي إعداد تقارير أداء الميزانية، محللاً الفروقات بين الميزانيات المعتمدة والنفقات الفعلية.
• يعد أو يخصص التقارير المالية من التقارير المولدة من Umoja؛ يجمع ويوحد البيانات للتخطيط المالي.
• يعالج المعاملات المالية، بما في ذلك بدء سلال التسوق للسلع والخدمات، رفع الالتزامات المالية، ومعالجة المدفوعات للبائعين والمقاولين الفرديين، مع ضمان صحة أكواد ميزانية Umoja.
• يوفر الإرشادات والتدريب للموظفين الجدد/المبتدئين.
• ينفذ مهام أخرى حسب التكليف.