إدارة البرامج - مساعد أول

United Nations Office for Project Services (HQ)

يساعد في تنسيق التخطيط والتحضير للبرامج/المشاريع، عادة، لجزء متوسط الحجم ومعقد من المبادرات البرمجية/المشاريع الخاصة بالقسم؛ يراقب حالة مقترحات البرامج/المشاريع واستلام الوثائق ذات الصلة للمراجعة والموافقة.

يجمع، يلخص، ويقدم المعلومات/البيانات الأساسية حول برامج/مشاريع معينة والمواضيع أو القضايا ذات الصلة.

يستعرض وثائق المشروع، للتحقق من اكتمالها والامتثال للقواعد والإجراءات ذات الصلة قبل تقديمها للموافقة النهائية؛ يحدد التناقضات؛ يوزع وثائق المشروع على الأطراف المعنية عند الموافقة.

يعمل كنقطة اتصال لتنسيق الأنشطة الإدارية لتنفيذ البرامج/المشاريع، مع تضمين تواصل واسع مع وحدة تنظيمية متنوعة لبدء الطلبات، والحصول على التصاريح اللازمة، ومعالجة ومتابعة الإجراءات الإدارية، مثل: التدريب/جولات الدراسة/ورش العمل، إنتاج التقارير، إلخ.

يجمع، يلخص ويدخل البيانات المتعلقة بتسليم المشروع؛ يعد تقارير حالة ذات صلة، يحدد النواقص في التسليم، إلخ، ويجلبها إلى انتباه المشرف. يساهم في عمليات إدارة المعرفة، يحافظ على تنظيم وثائق المشاريع بشكل جيد ومنظم من خلال إدارة المجلدات المشتركة، السجلات، المتعقبات، والسجلات.

يعد محاضر الاجتماعات ويحدث التقارير الدورية، ملاحظات الإحاطة، الملخصات الرسومية والإحصائية، إلخ.

يوفر المساعدة التقنية العامة؛ يستجيب لطلبات المعلومات والاستفسارات المعقدة؛ يستعرض، يسجل ويوجه المراسلات الواردة؛ ينشئ ويحافظ على الملفات/السجلات؛ ينظم الاجتماعات، ورش العمل؛ يتعامل مع المهام الإدارية الروتينية، مثل الحفاظ على سجلات الحضور، إلخ.

ينسق ويتابع جميع عمليات الشراء المتعلقة بمشاريع المياه والصرف الصحي.

وفقًا لتوجيهات المشرف وطلبه، يشارك في مجموعات العمل المختلفة المتعلقة بالصرف الصحي.

يوفر التوجيه/التدريب للموظفين الجدد/المبتدئين.

يساعد في جمع وتحليل البيانات بالإضافة إلى إعداد العروض التقديمية للبيانات والتقارير لمشاركة المعلومات، والاستجابة للاستفسارات، وإدارة المعرفة، والتخطيط واتخاذ القرار.

يساعد في التصورات وتحديث المواد المعلوماتية مثل صفحات الويب أو الكتيبات.

يؤدي واجبات أخرى كما هو موكل له.

يوفر تنسيق إداري موثوق ومساعدة تقنية ومدخلات لأنشطة تخطيط وتحضير مشاريع المياه والصرف الصحي وخدمات دعم المكتب العامة. يعالج العمل والمتابعة اللازمة تحت إشراف معين، يسعى للحصول على المشورة من المشرف و/أو الإبلاغ عنه حسب الحاجة. يساهم في تطوير التقارير التقنية، المقترحات، وغيرها من وثائق المشاريع ويعد التقارير بدقة. يطبق باستمرار السياسات والإرشادات والإجراءات المناسبة. يتواصل بفعالية وفي الوقت المناسب، ويتفاعل مع الزملاء والأطراف المعنية داخليًا وخارجيًا.