منسق البرامج والعمليات

Hamad Bin Khalifa University

تسعى HBKU لاستقبال طلبات التوظيف لوظيفة منسق البرامج والعمليات. سيكون المتقدم مسؤولاً عن دعم تقديم برنامج العلماء العرب العالميين (AGS) بشكل فعال من خلال تنسيق الاتصالات، وأنشطة التوعية، والفعاليات، والمهام الإدارية، لضمان سير العمليات بسلاسة والانخراط المستمر مع الطلاب والشركاء ومجتمع AGS.

وصف دور الوظيفة

• تطوير عمليات التنسيق لدعم أنشطة الزمالة، بما في ذلك مراجعة الطلبات، وتقييم الوثائق، وإعداد مواد الاختيار.
• دعم الاتصالات الدقيقة وتخطيط البرنامج للبحث عن المعلومات ذات الصلة بمشاركي AGS، والشركاء، والفعاليات.
• تسهيل التواصل مع أعضاء مجتمع AGS، والطلاب، والشركاء لدعم الانخراط، والمتابعة، والتعاون.
• تحليل بيانات البرنامج، وأنماط المشاركة، والتعليقات لتوصية بالتحسينات التي تدعم سير العمليات بسلاسة.
• توثيق جميع التفاعلات، والتحديثات، وأنشطة البرنامج للحفاظ على سجلات دقيقة للاستخدام الداخلي وأغراض التقارير.
• تنسيق وتنفيذ اللوجستيات للاجتماعات، وورش العمل، والفعاليات، بما في ذلك ترتيبات السفر، وحجز الأماكن، وإعداد المواد المطلوبة.
• صياغة محتوى الاتصالات لمنصات AGS، والنشرات الإخبارية، والإعلانات، وقنوات التواصل الاجتماعي، مع ضمان الوضوح والتوافق مع أهداف البرنامج.
• فحص متتبعات البرنامج، والجداول الزمنية، وأدوات التواصل للتحقق من أن المعلومات محدثة ومتوافقة مع الأنشطة الجارية.
• تقديم تقارير عن التقدم، والانخراط، والمتطلبات التشغيلية من خلال إعداد ملخصات، وتحديثات، ووثائق.
• الالتزام بإجراءات HBKU والمتطلبات الإدارية من خلال دعم الجدولة، وتتبع النفقات، وتنسيق المشتريات، وإعداد الوثائق.
• التنسيق مع مقدمي الخدمات الخارجيين خلال الفعاليات أو المهام المعينة لضمان أن النتائج تلبي المعايير المطلوبة.
• متابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لضمان اكتمال الإجراءات المعينة في الوقت المناسب ودعم التنفيذ السلس لخطط البرنامج.
• مهام أخرى معقولة كما يعينها المشرف.