مساعد مشروع دعم إداري ALSTOM

هدف الوظيفة:
• تقديم خدمة سرية وفعالة ومحترفة للمدير وفريقه
• مساعدة المدير لضمان كفاءة الوقت، والتواصل والتنظيم
• تقديم الدعم في أي مواضيع محددة مرتبطة بأنشطة القسم.
المسؤوليات الرئيسية:
• متابعة لوجستيات فريق الديبوت المحلي وجداول الحضور وإدارة وتسجيل الإجازات السنوية
• إدارة حسابات Concur للتسويات المالية وإدارة جداول النفقات
• التنسيق مع الموردين المحليين وإدارة متطلبات أوامر الشراء والتحديثات والتواصل مع الموردين وتسريع الطلبات
• تنسيق الأنشطة اللوجستية
• إصدار تصاريح العمل، وطلبات الديبوت، ومستندات تصاريح الأمن للتوقيع من قبل ECM
• جمع التوقيعات الفعلية من مختلف الأقسام عبر مواقع الخط 1 من ECM وNAT
• إصدار وحفظ رسائل العملاء
• بناء علاقات مع العملاء على جميع المستويات وأن تصبح نقطة اتصال موثوقة لهم.
• تحديث وتنسيق مصفوفة كفاءة التدريب
• إصدار طلبات الشراء للمواد غير المباشرة، والقرطاسية، وبنود البوفيه
• التواصل مع فريق الديبوت بانتظام للحصول على معلومات متنوعة.
• تجميع التقارير لمراجعات المشاريع
• ترتيب الاجتماعات بما في ذلك حجز الغرف، والمعدات، والمرطبات، إلخ
• إدارة استقبال الزوار، تخصيص الغرف، البريد، الفواتير، الغداء، إلخ
• ترتيبات السفر حجوزات الطيران/الفنادق - تأشيرة
• إدارة البريد الإلكتروني: عندما يكون ذلك مناسبًا الرد نيابة عن مدير العمليات / توجيه
• المكالمات الهاتفية وإدارة المواعيد
• إعداد جداول الأعمال للاجتماعات، كتابة المحاضر
• تقديم الدعم في إعداد عروض PowerPoint
• إدارة DA ومتابعة دفع الفواتير
• تقديم الدعم اللازم للوافدين الجدد في الفريق
المتطلبات التعليمية
إلزامي:
• مستوى درجة
• 3 إلى 5 سنوات من الخبرة الإدارية
• مهارات تكنولوجيا المعلومات مستخدم كفء لحزم Word، Excel، Notes Email، الإنترنت. إتقان جيد للبرامج (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) والكمبيوتر
مرغوب فيه:
• سكرتير أول
• حجوزات سفر الشركة (CWT)، SAP، GSI، Ariba، ALPS، Concur وINSPIRE Basware P2P
الخبرة
إلزامي:
• معرفة جيدة بـ Alstom ومجالات وظيفية أخرى داخل المنظمة
• معرفة أساسية بالسوق المحلي
• مرونة والقدرة على القيام بمهام متعددة
الكفاءات والمهارات
• موثوق / سري / ت discretion
• شعور بالعجلة
• الاستقلالية، وحس جيد من المبادرة والقدرة على توقع وحل القضايا
• الجودة بدلاً من كمية الخدمة
• رد الفعل
• مهارات علاقة جيدة ومهارات تواصل
• روح الفريق وتركيز على العملاء