مساعد المشروع NPSA 5

UNDP - United Nations Development Programme (HQ)

تحت الإشراف العام والتوجيه من قائد فريق المتخصصين في البرنامج لمسارات مستدامة خضراء-ركيزة المسارات المستدامة الخضراء وتحت الإشراف المباشر لموظف مشروع جاهزية NDC 3.0، سيوفر مساعد المشروع الدعم لتنفيذ المهام المرتبطة بالإدارة اليومية والتشغيل للمشروع. سيكون مسؤولاً عن وظائف دعم إدارة المشروع التشغيلية.

تحت الإشراف المباشر لموظف المشروع، يتوقع من مساعد المشروع أداء الواجبات التالية:

المهام الإدارية:

• الدعم في التنسيق على مستوى الدولة، لتسهيل التنسيق والتعاون المتسق على الأرض.
• دعم جهود تنسيق المشروع مع المستشارين الإداريين.
• الحفاظ على التقويم وجدولة المواعيد.
• كتابة المراسلات مع أصحاب المصلحة والموردين.
• الحفاظ على أنظمة الملفات وتحديث السجلات ومهام المحاسبة.
• متابعة خطة الشراء للمشروع.
• إجراء كجزء من فريق المشروع اجتماعات منتدى تطوير التأمين.
• دعم كجزء من فريق المشروع إعداد وتنفيذ الفعاليات وزيارات المستشارين.
• إجراء الترتيبات اللوجستية للبعثات وزيارات الخبراء، وإعداد مجموعات الإحاطة والمواد الخلفية.
• ضمان الحفاظ على جميع الوثائق الخاصة بالمشروع (تقارير التقدم، تقارير الاستشارات وغيرها من التقارير التقنية، محاضر الاجتماعات، إلخ) بشكل صحيح في نسخ ورقية وإلكترونية في نظام ملفات فعال وسهل الوصول إليه، عند الحاجة.

الدعم الفني لموظف المشروع:

• إعداد تقارير تقدم منظمة.
• المشاركة في الاجتماعات وتنسيق الأنشطة.
• توقع وتحسين/مراجعة التقارير.
• دعم الدور التنسيقي في الميدان.
• مساعدة مدير المشروع في الإدارة اليومية والرقابة على أنشطة المشروع، من خلال تنبيه الفريق إلى المخاطر والقضايا المحتملة.
• مساعدة فريق M&E في الأمور المتعلقة بإدارة M&E وموارد المعرفة وتأسيس استراتيجية M&E القائمة على النتائج بشكل عام وفقاً لخطط M&E الموضحة في وثيقة المشروع.
• توجيه وتنسيق مراجعة إطار نتائج المشروع، بما في ذلك:
1. تقديم المشورة الفنية لتعديل مؤشرات الأداء.
2. تحديد مصادر البيانات، وطرق الجمع، ومن يقوم بجمع البيانات، ومدى تكرارها، وتكاليف الجمع ومن يقوم بتحليل البيانات.
• تسهيل المراجعة السنوية للمخاطر من قبل موظف المشروع.
• توفير الدعم لجمع البيانات والمراجعة، وتجميع المواد الخلفية للاستخدام في التقرير، والمناقشات وجلسات الإحاطة، وإعداد مكونات العروض التقديمية والإحاطات.
• صياغة المراسلات المتعلقة بالمناطق المخصصة للمشروع؛ توضيح، متابعة، الرد على الطلبات للحصول على المعلومات، وضمان التواصل السليم وتبادل المعلومات داخل فريق المشروع.
• دعم تطوير خطة العمل وكونه على دراية، كجزء من فريق المشروع.
• دعم موظف المشروع وموظف الاتصالات في ضمان رؤية برنامج الأمم المتحدة الإنمائي وشركائه، وتطوير استراتيجية اتصال لتوثيق ومشاركة أنشطة المشروع بما في ذلك دعم الأفلام الوثائقية، وتسجيل قصص النجاح، إلخ.

المهام المالية:

• مساعدة موظف المشروع وشريك البرنامج في إعداد AWP، مسودات مراجعات الميزانية ومشاريع التقارير المالية الشهرية والربع سنوية والسنوية للمشروع.
• إعداد الوثائق للموردين وطلبات الدفع، لضمان سير العمليات المالية بسلاسة لأنشطة AWP.
• الإلمام بعمليات الميزانية، وصيانة المخزون، وإدارة الوقت وتحديد أولويات المهام.
• ضمان معالجة المدفوعات في الوقت المناسب.
• ضمان إدخال إمدادات الموردين في النظام المالي.
• معرفة قوية بإجراءات المكتب العامة ومهارات تنظيم ممتازة.

أداء أي مهام أخرى يكلف بها موظف المشروع.