منسق المشروع Aspen TESS (دبي)

Aspen Holdings

دور مكتبي - مكتب دبي

وصف الشركة

Aspen TESS هي خدمات مشتركة تعتمد على التكنولوجيا من Aspen، تم إنشاؤها لتكون شريكًا في فتح قيمة الأعمال من خلال الابتكار الرقمي وكفاءة العمليات. ستلغي Aspen TESS الجهد المتكرر وتستخدم التكنولوجيا لتحسين العمليات القياسية، من خلال تقديم خدمات فعّالة من حيث التكلفة وحلول مبتكرة لوحدات أعمال Aspen على مستوى العالم.

الهدف

في المشاريع الأكثر تعقيدًا، دعم مدير البرنامج و/أو المشروع في تحقيق تنفيذ سلس وإكمال مهام المشروع. بالنسبة للمشاريع الأقل تعقيدًا، تحمل السيطرة الكاملة على جميع عناصر دورة حياة المشروع على أساس شامل، مع الإشراف كما هو محدد لمشروع معين.

المتطلبات

المسؤوليات الرئيسية

إدارة المشروع والإدارة:

• الحفاظ على سجلات المشروع وتنظيم وتحديث جميع وثائق المشروع، بما في ذلك خطط المشروع، الجداول الزمنية، الميزانيات، سجلات RAID، محاضر الاجتماعات وطلبات التغيير لضمان الشفافية ومسار تدقيق واضح
• إعداد تقارير حالة المشروع وتوزيعها، تحديثات التقدم ومعلومات أخرى ذات صلة لمدير المشروع، اللجنة التوجيهية وأصحاب المصلحة الآخرين وفقًا لخطة الاتصال ومتطلبات الحوكمة
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مقابل الأهداف و/أو الأسس المرجعية

الاتصالات والمشاركة مع أصحاب المصلحة:

• تسهيل الاتصال العمل كنقطة اتصال مركزية للاتصالات المتعلقة بالمشروع، وضمان تدفق المعلومات بوضوح وفي الوقت المناسب بين أعضاء الفريق، ومدير المشروع وأصحاب المصلحة
• جدولة وتنسيق الاجتماعات ترتيب وتنسيق وتوثيق محاضر الاجتماعات والقرارات الرئيسية/عناصر العمل
• نشر المعلومات تأكد من أن جميع أصحاب المصلحة على علم بأي تغييرات في المشروع، القرارات المتخذة، والمعالم الرئيسية
• التنسيق مع أصحاب المصلحة مساعدة مدير المشروع في التواصل مع العملاء، والموردين والأطراف الأخرى لجمع المتطلبات، وتقديم التحديثات، ومعالجة المخاوف، مع الالتزام دائمًا بإرشادات الحوكمة المعمول بها

المراقبة والتتبع:

• تتبع التقدم مراقبة التقدم اليومي والمهام والنتائج مقابل جدول المشروع وإبلاغ أي انحرافات أو تأخيرات محتملة إلى مدير المشروع
• تتبع المشكلات والمخاطر الحفاظ على جميع سجلات المشروع، وضمان الوثائق، وعمليات التعيين لأصحاب المصلحة المعنيين، وضمان الحل أو التخفيف. تصعيد القضايا أو المخاطر الكبيرة إلى مدير المشروع أو الهيئة المعنية حسب العمليات المحددة

الدعم الإداري والتشغيلي:

• المساعدة في تتبع المالية والميزانية المساعدة في تتبع نفقات المشروع، والفواتير، وطلبات الشراء، والمستندات المالية الأخرى لضمان الالتزام بالميزانية المعتمدة
• دعم إدارة التغيير المساعدة في توثيق وتتبع طلبات التغيير، وضمان اتباع العمليات الصحيحة، والحصول على الموافقات من السلطة المعنية بالحوكمة
• الامتثال ضمان أن أنشطة المشروع تلتزم بالسياسات والإجراءات، وأي متطلبات تنظيمية أو جماعية أخرى، كما هو محدد ضمن إطار الحوكمة
• تعزيز الممارسات الجيدة والمعايير الصناعية ذات الصلة

المؤهلات والخبرة

• إجادة الكمبيوتر بما في ذلك مستوى مهارة عالي في Microsoft Office.
• دبلوم أو درجة في إدارة/إدارة المشاريع
• شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ستكون ميزة
• 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في بيئة التحكم في المشاريع.
• إجادة أدوات إدارة المشاريع مثل Microsoft Project، MS Teams، MS Office