منسق المشروع أسبن تيس (دبي)

Aspen Holdings

المسؤوليات الرئيسية

حوكمة المشاريع والإدارة:

• الحفاظ على سجلات المشروع وتنظيم وتحديث جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك خطط المشاريع، الجداول الزمنية، الميزانيات، سجلات RAID، محاضر الاجتماعات وطلبات التغيير لضمان الشفافية ومسار تدقيق واضح
• إعداد وتوزيع تقارير حالة المشروع، وتحديثات التقدم والمعلومات الأخرى ذات الصلة لمدير المشروع، واللجنة التوجيهية، وأصحاب المصلحة الآخرين وفقًا لخطة الاتصال ومتطلبات الحوكمة
• تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مقابل الأهداف و/أو الأسس

الاتصال والمشاركة مع أصحاب المصلحة:

• تسهيل الاتصال كونه نقطة اتصالات مركزية للاتصالات المتعلقة بالمشروع، وضمان تدفق المعلومات بشكل واضح وفي الوقت المناسب بين أعضاء الفريق ومدير المشروع وأصحاب المصلحة
• جدولة وتنسيق الاجتماعات ترتيب وتنسيق وتوثيق المحاضر والقرارات/العناصر الأساسية
• نشر المعلومات ضمان إعلام جميع أصحاب المصلحة بأي تغييرات على المشروع، والقرارات المتخذة، والمعالم الرئيسية
• التواصل مع أصحاب المصلحة مساعدة مدير المشروع في التواصل مع العملاء، والبائعين، والأطراف الأخرى لجمع المتطلبات، وتقديم التحديثات، ومعالجة المخاوف، مع العمل دائمًا ضمن إرشادات الحوكمة المحددة

المراقبة والتتبع:

• تتبع التقدم مراقبة التقدم اليومي والمهام والنتائج مقابل الجدول الزمني للمشروع والإبلاغ عن أي انحرافات أو تأخيرات محتملة إلى مدير المشروع
• تتبع القضايا والمخاطر الاحتفاظ بجميع سجلات المشروع، وضمان الوثائق، والتعيينات لأصحاب المصلحة المعنيين، وضمان الحل أو التخفيف. تصعيد القضايا أو المخاطر الكبيرة إلى مدير المشروع أو الهيئة الحكومية المعنية وفقًا للعمليات المحددة

الدعم الإداري والتشغيلي:

• المساعدة في تتبع النفقات المالية والميزانية مساعدة في تتبع نفقات المشروع، والفواتير، وأوامر الشراء، وغيرها من الوثائق المالية لضمان الالتزام بالميزانية المعتمدة
• دعم التحكم في التغيير المساعدة في توثيق وتتبع طلبات التغيير، وضمان اتباع العمليات الصحيحة، والحصول على الموافقات اللازمة من السلطة الحكومية المعنية
• الامتثال ضمان أنشطة المشروع تتماشى مع السياسات والإجراءات، وأي متطلبات تنظيمية أو جماعية أخرى، كما هو محدد ضمن إطار الحوكمة
• الترويج لأفضل الممارسات والمعايير الصناعية ذات الصلة