مراقب وثيقة المشروع

Client of Al Makamin Recruitment Services

الهدف العام من الوظيفة:

إدارة وتنظيم والتحكم في جميع الوثائق المتعلقة بمشاريع البناء وتطوير المرافق الجامعية. يضمن الدور تلقي جميع مستندات المشروع بشكل صحيح وتصنيفها وتخزينها واسترجاعها وفقًا للمعايير المؤسسية والمتطلبات التنظيمية، مما يدعم تنفيذ المشاريع بكفاءة والامتثال.

المهام والمسؤوليات:

• الحفاظ على نظام التحكم في الوثائق المنظم لجميع مراحل المشروع.
• استلام ومراجعة وأرشفة مستندات المشروع، بما في ذلك الرسومات والمواصفات والعقود والتقارير والمراسلات.
• ضمان التحكم في النسخ والتوزيع في الوقت المناسب للوثائق المحدثة لأصحاب المصلحة المعنيين.
• الحفاظ على سجلات الوثائق وأوراق التتبع لمراقبة التقديمات والموافقات والتعديلات.
• التنسيق مع الاستشاريين والمقاولين والفرق الداخلية لجمع وأرشفة الوثائق المطلوبة للمشروع.
• ضمان الامتثال للإرشادات المؤسسية بشأن الاحتفاظ بالوثائق، والتنسيق، والأمان.
• تقديم الدعم في إعداد التدقيق وطلبات استرجاع الوثائق.
• أرشفة مستندات المشروع عند الانتهاء وضمان التسليم المناسب لفريق المرافق أو العمليات.
• تنفيذ أي مهام ذات صلة كما يعينها المدير المباشر أو فريق إدارة المشروع.

المعرفة والمهارات والكفاءات المطلوبة

المعرفة:

• ممارسات التحكم في الوثائق في بيئات الهندسة والبناء.
• دورة حياة المشروع والوثائق المتعلقة بها (التصميم، البناء، الشراء). أنظمة الأرشفة وبرامج إدارة الوثائق الإلكترونية (مثل Aconex، SharePoint، أو ما يعادلها).
• معايير تصنيف الوثائق، والتحكم في النسخ، والأرشفة.

المهارات:

• اهتمام كبير بالتفاصيل في التعامل مع الوثائق وإدخال البيانات.
• مهارات تنظيمية قوية وإدارة الملفات.
• الإلمام ببرامج MS Office ومنصات التحكم في الوثائق.
• القدرة على إدارة تدفقات الوثائق المتعددة تحت ضغوط الوقت.

الكفاءات:

• الدقة والاتساق في حفظ السجلات.
• السرية والنزاهة في إدارة المعلومات الحساسة.
• التواصل والتنسيق مع فرق متعددة التخصصات.
• الالتزام بالمواعيد النهائية وإدارة سير العمل المنظم.