مدير وثائق المشروع SEGULA Technologies

المهام الرئيسية:

• إدارة الوثائق وتوزيعها

  • ضمان مرجعية ومتابعة الوثائق المرسلة من الكتاب.

  • التحقق من التوافق الرسمي للملفات (المرجع، المراجعة، التسمية، التاريخ، التوقيع، إلخ).

  • تنظيم وتنفيذ التسليمات التعاقدية للعميل (البريد الإلكتروني، FTP، أدوات أخرى محددة تعاقديا).

• المتابعات والتنسيق

  • المتابعة بانتظام مع المساهمين لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية الوثائقية.

  • تنظيم اجتماعات تقدم في حالة حدوث عوائق للحصول على التزامات التسليم.

• إدارة مرجع الوثائق

  • الحفاظ على تحديث قائمة مواد الوثائق (DML) أو خطة إنتاج الوثائق (PPD).

  • تتبع حالة كل وثيقة (مرسلة، مقبولة، مرفوضة، قيد الانتظار).

  • دمج البيانات المدخلة من خدمات وشركاء وموردين مختلفين.

• الأرشفة والتتبع

  • أرشفة الشحنات التعاقدية بشكل منهجي في قاعدة البيانات الداخلية.

  • ضمان تتبع جميع الوثائق ومراجعاتها بمرور الوقت.

• تتبع ردود فعل العملاء

  • دمج ونشر ردود فعل العملاء (قبول، رفض، ملاحظات).

  • ضمان تحديث مرجع الوثيقة بناءً على ذلك.

• التقارير والمؤشرات

  • إنتاج تقارير تقدم لتتبع الوثائق.

  • تقديم مؤشرات الأداء الرئيسية وتقارير للجنة التوجيه (COPIL).

ملف البحث:

• تعليم بكالوريوس +3 بكالوريوس +5 (إدارة الوثائق، الجودة، إدارة المشاريع، أو ما يعادلها).

• خبرة في إدارة الوثائق في بيئة صناعية أو مشروع (يفضل السكك الحديدية أو السيارات).

• إجادة أدوات المكتب (إكسل متقدم) وقواعد بيانات الوثائق.

• معرفة بالعمليات التعاقدية وإدارة مستندات العملاء.

• الصرامة، التنظيم، مهارات الاتصال وقدرة التنسيق.