مساعد دعم المشروع (دوام جزئي-50%)

United Nations Development Programme (Jordan, Regional Bureau for Arab States)

المسؤوليات والواجبات

تحت التوجيه العام لمحلل البرنامج في برنامج الأمم المتحدة الإنمائي (النمو المستدام والطاقة والبيئة والمساواة بين الجنسين) ومنسق المشروع، سيكون مساعد دعم المشروع مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري/الدعمي للمشروع بما في ذلك:

(I) تسهيل الشراء،

(II) التتبع المالي والإداري للأنشطة والنفقات،

(III) الدعم في الاتصال، وتسهيل وتنظيم الأنشطة التوعوية، والبيانات الصحفية، وملاحظات الإحاطة المشروع/برنامج الأمم المتحدة الإنمائي/الحكومة، والترجمات، إلخ.

(IV) التنسيق مع مكتب برنامج الأمم المتحدة الإنمائي في البلاد، وGPMTSU (وحدة إدارة المشاريع والدعم الفني العالمية) لتسهيل التقارير المالية والامتثال، وامتثال الشراء في برنامج الأمم المتحدة الإنمائي.

1.) تسهيل الشراء

• التعامل مع جميع عمليات الشراء المطلوبة، والطلبات وأوامر الشراء، مع ضمان الامتثال لقواعد ولوائح برنامج الأمم المتحدة الإنمائي،
• الحفاظ على جرد الأصول/المعدات ودعم تسليم المعدات عند إغلاق المشروع،
• ضمان إعداد نظام الموافقة Quantum في مكتب البلاد للمشروع،
• التعامل مع جميع الأمور اللوجستية لتنظيم ورشة العمل التمهيدية، وورش العمل الاستشارية وأي اجتماعات حسب الحاجة،
• تحديث خطة الشراء وقائمة جهات الاتصال بشكل دوري.

2.) دعم الإدارة

• تقديم الدعم لجميع المتطلبات المالية والإدارية للمشروع، وخاصة تلك المتعلقة بتمويل المشروع والمحاسبة،
• المساعدة في ضمان تنفيذ المشروع في الوقت المناسب وبالشكل المناسب،
• المساعدة أو الدعم في تسهيل وتوجيه عمل الفريق الوطني؛ إدارة جداول الدفع،
• المساعدة في الأنشطة المتعلقة بالمشروع، بما في ذلك التخطيط للاجتماعات، والاستشارات المحلية والوطنية، والرحلات وغيرها من الأنشطة المتعلقة بالمشروع،
• ضمان تنظيم جميع الرحلات الوطنية والدولية بسلاسة،
• توثيق ومشاركة سجلات الاجتماعات، والقرارات، والإجراءات، إلخ،
• الدعم في مراقبة وتقييم المشروع على المستوى الوطني، بما في ذلك تقييمات ورش العمل،
• أي واجبات أخرى يتم تكليفها من قبل محلل البرنامج/منسق المشروع، والتي لها صلة مباشرة بالمشروع.

3.) الإشراف المالي

• دعم إدارة ميزانية المشروع، والمتابعة على إجراءات وأنشطة الشراء والمحاسبة، مع مكتب برنامج الأمم المتحدة الإنمائي وGPMTSU،
• ضمان صرف الموارد المالية في الوقت المناسب للشركاء المنفذين،
• الحفاظ على سجلات النفقات والتعاون في التقارير المالية.

4.) ضمان الدعم الإداري واللوجستي الفعال لضمان تسليم المشروع بنجاح

• تطوير الحسابات لتطوير خطة العمل/الميزانية السنوية،
• التعامل مع جميع عمليات الشراء المطلوبة، والطلبات وأوامر الشراء، مع ضمان الامتثال لقواعد ولوائح برنامج الأمم المتحدة الإنمائي،
• الحفاظ على جرد الأصول/المعدات ودعم تسليم المعدات عند إغلاق المشروع.
• ضمان إعداد نظام الموافقة Quantum في مكتب البلاد للمشروع،
• التعامل مع جميع الأمور اللوجستية لتنظيم ورشة العمل التمهيدية، وورش العمل الاستشارية وأي اجتماعات حسب الحاجة،
• تحديث خطة الشراء وقائمة جهات الاتصال بشكل دوري،
• التعامل مع جميع ترتيبات السفر للرحلات/المهام الوطنية والمشاركين في ورش العمل على المستوى الوطني،
• التعامل مع جميع إجراءات السفر للمشاركين في ورش العمل العالمية والإقليمية والاجتماعات الدولية الأخرى، مع ضمان الحصول على جميع التأشيرات اللازمة، وتصاريح الأمن وتذاكر الطيران في الوقت المناسب، وإبلاغ GPMTSU على الفور بتأكيدات/تغييرات ترتيبات السفر.

الكفاءات:

جوهر تحقيق النتائج: المستوى 1: يخطط ويراقب عمله الخاص، ويولي اهتمامًا بالتفاصيل، ويقدم عملاً عالي الجودة في الموعد المحدد التفكير بشكل مبتكر: المستوى 1: مفتوح للأفكار الإبداعية/المخاطر المعروفة، هو حل مشكلات عملي، يقوم بإجراء تحسينات التعلم المستمر: المستوى 1: عقل مفتوح وفضولي، يشارك المعرفة، يتعلم من الأخطاء، يطلب التعليقات التكيف بمرونة: المستوى 1: يتكيف مع التغيير، يتعامل بشكل بناء مع الغموض/عدم اليقين، مرن العمل بعزم: المستوى 1: يظهر الدافع والتحفيز، قادر على تقديم الأداء بثبات في وجه adversity، واثق التفاعل والشراكة: المستوى 1: يظهر التعاطف/الفهم تجاه الآخرين، يشكل علاقات إيجابية تمكين التنوع والشمول: المستوى 1: يقدر/يحترم الاختلافات، على وعي بالتحيز غير الواعي، يواجه التمييز