مسؤول خاصية Engel & Völkers Dubai

نظرة عامة على الدور:

يلعب مدير العقارات دورًا حيويًا في دعم فرق المبيعات والتأجير من خلال ضمان الحفاظ على جميع قوائم العقارات بدقة ومعالجة جميع مستندات الصفقة بكفاءة. كما يدعم الدور التميز التشغيلي من خلال التنسيق الفعال مع الأقسام الداخلية، والبوابات الخارجية، والأنظمة التنظيمية مثل تراخيص وDLD.

المسؤوليات

• إدارة القوائم
• مراجعة جميع مستندات القوائم لضمان الدقة قبل النشر.
• تحرير وإعادة نشر القوائم حسب الحاجة بناءً على ملاحظات الوكلاء أو التحديثات.
• تقديم طلبات أرقام التصاريح لكل قائمة من خلال نظام تراخيص والتنسيق مع الوكلاء لتحديث المستندات المنتهية.
• إدارة استخدام قائمة البوابة بما في ذلك المميزة، المعروضة، والتحديثات.
• تقديم مستندات القوائم للتحقق على بوابات العقارات وإعادة التحقق من القوائم التي انتهت صلاحيتها أو تم رفضها.
• الحفاظ على تحديث ورقة التوقعات بالقوائم اليومية والصفقات.
• مراقبة نقاط جودة القوائم على البوابات، وضمان بقاء النقاط فوق 80%.
• التواصل مع فرق الدعم الفني للبوابة لحل المشكلات المتعلقة بالقوائم.
• الإبلاغ عن القوائم الزائفة أو غير المتاحة على البوابات عند إبلاغ الوكلاء.
• نقل القوائم في نظام CRM حسب تعليمات الوكيل أو المدير.
• إخطار الوكلاء مسبقًا عن انتهاء العقود لتجديدها في الوقت المناسب.

• إدارة الصفقات
• مساعدة الوكلاء في إعداد وتقديم عقود DLD، بما في ذلك عقود A، B، F، وI، بالإضافة إلى تعديلات عقود الإيجار.
• مراجعة مستندات الصفقة لضمان الدقة وإنشاء صفقات في نظام CRM.
• إنشاء نماذج إتمام المبيعات والإيجارات لتقديم الصفقات.
• إنشاء أرقام تسجيل المعاملات الخاصة (STR) للمعاملات المنتهية وعقود الإيجار الجديدة.
• ضمان تقديم جميع صفقات البيع والتأجير المكتملة بسرعة إلى قسم المالية.
• تحديث تقرير التدفق بانتظام لتعكس تقدم الصفقة.
• إنشاء وتوزيع تقارير معلومات السوق باستخدام أدوات مثل مراقبة العقارات وموصل الوسطاء.

• مسؤوليات إضافية
• تقديم الدعم في مكتب الاستقبال خلال غياب السكرتير، بما في ذلك:
• حجز جلسات التصوير والفيديو
• معالجة طلبات لوحات الإعلانات وبطاقات العمل
• تنسيق حجوزات الشحن وتتبع التسليم

المتطلبات:

• يفضل وجود خبرة سابقة في إدارة العقارات.
• فهم قوي لبوابات قوائم العقارات، وأنظمة CRM، ومنصة تراخيص.
• اهتمام بالتفاصيل ومستوى عالٍ من المهارات التنظيمية.
• القدرة على إدارة مهام ومواعيد نهائية متعددة بكفاءة.
• مهارات تواصل وتفاعل شخصي قوية.
• إتقان في مجموعة Microsoft Office (خصوصًا Excel).