مسؤول خاصية Engel & Völkers Dubai

نظرة عامة على الدور:

يلعب مدير العقارات دورًا حيويًا في دعم فرق المبيعات والتأجير من خلال ضمان الحفاظ بدقة على جميع قوائم العقارات ومعالجة جميع وثائق الصفقات بكفاءة. يدعم الدور أيضًا التميز التشغيلي من خلال التنسيق الفعال مع الإدارات الداخلية، البوابات الخارجية، والأنظمة التنظيمية مثل تراخيص وDLD.

المسؤوليات

• إدارة القوائم
• مراجعة جميع وثائق القائمة لضمان الدقة قبل النشر.
• تحرير وإعادة نشر القوائم حسب الحاجة بناءً على ملاحظات الوكلاء أو التحديثات.
• تقديم طلب للحصول على أرقام التصاريح لكل قائمة من خلال نظام تراخيص والتنسيق مع الوكلاء لتحديث الوثائق المنتهية.
• إدارة استخدام قوائم البوابة بما في ذلك المميزة، والبارزة، والتحديثات.
• تقديم وثائق القوائم للتحقق على بوابات العقارات وإعادة التحقق من القوائم التي انتهت أو تم رفضها.
• الحفاظ على تحديث ورقة التوقعات بالقوائم اليومية والصفقات.
• مراقبة درجات جودة القائمة على البوابات، وضمان بقاء الدرجات فوق 80%.
• التواصل مع فرق الدعم الفني للبوابة لحل المشكلات المتعلقة بالقوائم.
• الإبلاغ عن القوائم المزيفة أو غير المتاحة على البوابات عند نصح الوكلاء.
• نقل القوائم في نظام إدارة علاقات العملاء بناءً على تعليمات الوكيل أو المدير.
• إبلاغ الوكلاء مسبقًا عن انتهاء العقود للتجديد في الوقت المناسب.

• إدارة الصفقات
• مساعدة الوكلاء في إعداد وتقديم عقود DLD، بما في ذلك العقود A، B، F، وI، بالإضافة إلى تعديلات عقود الإيجار.
• مراجعة وثائق الصفقة من أجل الدقة وإنشاء صفقات في نظام إدارة علاقات العملاء.
• إنشاء نماذج إتمام المبيعات والإيجارات لتقديم الصفقات.
• إنشاء أرقام تسجيل المعاملات الخاصة (STR) للمعاملات المنتهية وعقود الإيجار الجديدة.
• ضمان تقديم جميع الصفقات المكتملة للمبيعات والتأجير بسرعة إلى قسم المالية.
• تحديث تقرير خطوط الأنابيب بانتظام لتعكس تقدم الصفقة.
• إنشاء وتوزيع تقارير معلومات السوق باستخدام أدوات مثل مراقبة العقارات وموصل السماسرة.

• مسؤوليات إضافية
• تقديم الدعم في المكتب الأمامي خلال غياب السكرتير، بما في ذلك:
• حجز التصوير الفوتوغرافي وتصوير الفيديو
• معالجة طلبات لوحات الإعلانات وبطاقات العمل
• تنسيق حجوزات البريد السريع وتتبع التسليم

المتطلبات:

• يفضل وجود خبرة سابقة في إدارة العقارات.
• فهم قوي لمنصات قوائم العقارات، أنظمة إدارة العلاقات مع العملاء، ومنصة تراخيص.
• الانتباه للتفاصيل ومستوى عالٍ من المهارات التنظيمية.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والمواعيد النهائية بكفاءة.
• مهارات اتصال وتواصل قوية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (خصوصًا Excel).