موظف بروتوكول وعلاقات

International Center for Agricultural Research in the Dry Areas (ICARDA)

الغرض من الوظيفة

يدعم موظف البروتوكول والعلاقات عمليات ICARDA في مصر من خلال إدارة البروتوكول، والعلاقات الحكومية، والإجراءات الرسمية مع السلطات المصرية والمؤسسات ذات الصلة. تضمن الوظيفة أن يتم تنفيذ أنشطة ICARDA، وتحركات الموظفين، والزيارات الرسمية، والت engagements المؤسسية وفقًا لللوائح المحلية، والممارسات الدبلوماسية، وسياسات ICARDA، مع الحفاظ على صورة احترافية للمنظمة.

عن ICARDA

المركز الدولي للبحوث الزراعية في المناطق الجافة (ICARDA) هو منظمة بحثية دولية غير ربحية قائمة على المعاهدات مدعومة من CGIAR.
مهمة ICARDA هي الحد من الفقر، وتعزيز الأمن الغذائي، والمائي، والتغذوي، بالإضافة إلى الصحة البيئية في مواجهة التحديات العالمية بما في ذلك تغير المناخ. نفعل ذلك من خلال العلم المبتكر، والشراكات الاستراتيجية، وربط البحث بالتنمية وتطوير القدرات التي تأخذ بعين الاعتبار المساواة بين الجنسين ودور الشباب في تحويل المناطق الجافة. تعمل ICARDA بالشراكة مع الحكومات، والجامعات، والمجتمع المدني، والمنظمات الوطنية للبحث الزراعي، ومراكز بحث CGIAR الأخرى، والقطاع الخاص. مع مقرها المؤقت في بيروت، لبنان، تعمل ICARDA في مكاتب إقليمية وبلدية عبر إفريقيا وآسيا والشرق الأوسط. لمزيد من المعلومات: www.icarda.org .

المسؤوليات الرئيسية

البروتوكول والزيارات الرسمية

• تسهيل ترتيبات البروتوكول في المطارات وموانئ الدخول للمدير العام، والإدارة العليا، والزوار الرسميين، بما في ذلك الوصول والمغادرة.

• دعم تنظيم الزيارات الرسمية، والبعثات، والاجتماعات التي تشمل المسؤولين الحكوميين المصريين، والبعثات الدبلوماسية، والشركاء المؤسسيين.
• تنسيق الإجراءات البروتوكولية للأحداث الرسمية، والاحتفالات، والاجتماعات، حسب الطلب من الإدارة.
  

التواصل الحكومي والمراسلات الرسمية

• كون نقطة التواصل مع السلطات الحكومية المصرية ذات الصلة، بما في ذلك وزارة الخارجية، والكيانات الأمنية، والجمارك، وغيرها من المؤسسات العامة.
• إعداد وتقديم ومتابعة المراسلات الرسمية باللغة العربية إلى الكيانات الحكومية، مع ضمان الدقة والامتثال لمتطلبات المؤسسة (يجب أن يتم التحقق من جميع المراسلات وتوقيعها من قبل المشرف).
• الحفاظ على معرفة محدثة باللوائح المحلية، والتعليمات، والإجراءات التي تؤثر على عمليات ICARDA وإبلاغ الإدارة بشكل استباقي بالتغييرات ذات الصلة.
  

التأشيرات، والإقامات، وإجراءات الموظفين

• تقديم ومتابعة طلبات التأشيرات لموظفي ICARDA، والعلماء، والمتدربين، والزوار من مختلف الجنسيات، بالتنسيق مع المشرف وموظف السفر والإدارة.
• تقديم ومتابعة تصاريح الإقامة، والتجديدات، والإجراءات ذات الصلة للموظفين الدوليين والمعالين المؤهلين، مع ضمان معالجة في الوقت المناسب.
• مساعدة الموظفين القادمين في تخليص الأمتعة الشخصية من خلال المطارات أو الموانئ، مع ضمان التسليم السلس وفي الوقت المناسب.
  

الجمارك، والاستيراد/التصدير، ودعم اللوجستيات

• الحصول على الموافقات الحكومية المطلوبة لاستيراد وتصدير المعدات والمواد البيولوجية والبذور بين مكاتب ICARDA، بالتنسيق مع الوحدات الفنية ذات الصلة (PSD وغيرها).
• التواصل مع السلطات الجمركية وموانئ التفتيش لتسهيل شحنات ICARDA وفقًا للوائح الوطنية.
  

الدعم الإداري والمؤسسي

• تجديد التراخيص والتسجيلات لمركبات ICARDA في مصر.
• دعم، تحت إشراف الموارد البشرية والمالية، الأمور المتعلقة بالضمان الاجتماعي المصري والسلطات الضريبية كما ينطبق على موظفي ICARDA.
• الحفاظ على سجلات دقيقة وأرشيفات للمراسلات الرسمية، والإقامات، والتأشيرات، والموافقات، مع ضمان حفظ النسخ الورقية والسجلات بشكل صحيح.
  

علاقات العمل

• يقدم تقاريره إلى منسق البلاد في مصر.
• يعمل بتنسيق وثيق مع المستشار القانوني، والموارد البشرية، والمالية، والسفر، والإدارة، والبرامج الفنية ذات الصلة.
• يتواصل خارجيًا مع السلطات الحكومية، والمؤسسات العامة، ومقدمي الخدمات.