مساعد لشؤون المشتريات

Rosewood Abu Dhabi

نظرة عامة / الوظيفة الأساسية: يدعم مساعد المشتريات عمليات الشراء في الفندق من خلال تنسيق مصادر وشراء السلع والخدمات عبر مختلف الأقسام. تتضمن هذه الوظيفة الحصول على عروض تنافسية، واختيار الموردين المعتمدين، وضمان التسليم في الوقت المناسب للمنتجات عالية الجودة. كما يتحقق مساعد المشتريات من دقة وجودة العناصر المستلمة، ويحافظ على الامتثال للمعايير ذات الصلة، ويضمن توثيق جميع المشتريات، والمرتجعات، والائتمانات بشكل صحيح وتوحيدها في التقارير اليومية.
المسؤوليات: المساعدة في الأنشطة اليومية للمشتريات وإتمام الإجراءات الإدارية لطلبات الشراء والطلبات. التنسيق الوثيق مع فرق الاستلام والمخزن للتحقق من التسليم وضمان جودة المنتج. الحفاظ على معايير HACCP و ADFCA طوال عملية الشراء والتخزين، بما في ذلك الوثائق الصحيحة. المساعدة في التعامل مع مشتريات جميع المواد الغذائية والمشروبات والعناصر غير الغذائية من خلال الموردين المعتمدين. إقامة والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين، وضمان الامتثال لشروط وأحكام الفندق. الحفاظ على المعرفة بالمواصفات القياسية وضمان توافق المشتريات مع متطلبات التشغيل. تسريع تسليم أوامر الشراء والتواصل مع الأقسام بشأن التأخيرات أو النقص. البحث عن منتجات أو موردين بديلين عند الضرورة لتلبية الاحتياجات التشغيلية. إعداد ومعالجة طلبات الشراء بدقة والحفاظ على الوثائق في الوقت المناسب. إنشاء أوراق مقارنة الأسعار وتقارير ملخص العروض لدعم اتخاذ القرار. الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات الموردين بجميع الوثائق والمعلومات السعرية المطلوبة. البحث المستمر عن موردين جدد ومصادر بديلة لتعظيم القيمة مقابل المال. مراقبة أوامر الشراء المفتوحة والمتابعة لضمان التسليم في الوقت المناسب وكفاءة التكلفة. التعاون مع مديري الأقسام للحفاظ على مستويات المخزون المناسبة وإعداد التقارير ذات الصلة. إظهار مهارات تحليلية قوية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
المؤهلات: الخبرة: الحد الأدنى من سنة واحدة من الخبرة في وظيفة مشابهة ضمن صناعة الضيافة. التعليم: شهادة الثانوية العامة. المهارات العامة: يجب أن يكون قادراً على أداء وظائف العمل مع الانتباه للتفاصيل، والسرعة والدقة؛ تحديد الأولويات، والتنظيم والمتابعة؛ أن يكون مفكراً واضحاً، والحفاظ على الهدوء وحل المشكلات باستخدام الحكمة الجيدة؛ اتباع التعليمات بدقة؛ فهم احتياجات خدمة الضيوف؛ العمل بشكل متماسك مع الزملاء كجزء من فريق؛ العمل مع الحد الأدنى من الإشراف؛ الحفاظ على سرية معلومات الضيوف وبيانات الفندق ذات الصلة. المهارات الفنية: مهارات رياضية أساسية؛ الكفاءة في استخدام الكمبيوتر ومعدات المكتب الأخرى. اللغة: مطلوب التحدث والقراءة والكتابة باللغة الإنجليزية، مع تفضيل الطلاقة في لغات أخرى. المتطلبات البدنية: يجب أن يكون قادراً على بذل جهد بدني، وتحمل حركات بدنية متنوعة في جميع أنحاء مناطق العمل، والوصول لأعلى وأسفل، والبقاء ثابتاً في بعض الأحيان خلال فترات العمل، والتواصل بشكل مرضٍ مع الضيوف والزملاء لفهمهم. التراخيص والشهادات: لا توجد متطلبات.