مسؤول شراء

Client of Tawzef

وصف الوظيفة

1. تطوير قسم المشتريات

الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات المشتريات الخاصة بالشركة بما في ذلك الموردين والمقاولين من الباطن وقوائم أسعار المواد.

تطوير والحفاظ على نظام محدث لأرقام تسلسل الأصول والمخزون لمعدات ومواد الشركة.

إنشاء والحفاظ على نظام ملفات منظم لوثائق المشتريات بما في ذلك أوامر الشراء وكتيبات الموردين وسجلات المشتريات (سواء النسخ الإلكترونية أو الورقية).

تحديد وتنفيذ استراتيجيات خفض التكاليف، بما في ذلك شراء المواد من الموردين الدوليين عند الاستفادة.

تقييم والحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المعتمدين لضمان مصادر موثوقة للمشتريات.

2. تقارير المشتريات

التقارير الأسبوعية (تصدر كل يوم خميس)

إعداد تقارير قائمة الأصول والمخزون توضح الأصول المملوكة للشركة وحالة المخزون.

إعداد تقارير إصدار أوامر الشراء الأسبوعية تلخص أوامر الشراء الصادرة خلال الأسبوع.

إعداد تقارير أنشطة المشتريات المعلقة.

إعداد تقارير طلب المواد من مواقع المشاريع.

إجراء تحليل تكلفة المشتريات الأسبوعي لمواقع المشاريع، مقارنة بين المواد المشتراة والميزانيات المخصصة للمشاريع (تقرير تحليل نفقات الموقع).

3. تنسيق المواد في الموقع

تنسيق متطلبات المواد الأسبوعية في الموقع، بما في ذلك مقارنات الأسعار، والموافقات، وجداول التسليم.

إعداد أوامر الشراء (POs) وتقديمها إلى قسم الحسابات مع الفواتير وجداول التسليم المطابقة عند الانتهاء.

الحفاظ على وثائق المشتريات المناسبة وسجلات الملفات.

تنسيق شحن المواد إلى مواقع المشاريع من مخزون المستودع الرئيسي، بما في ذلك معدات الحماية الشخصية (PPE) بالتنسيق مع مسؤول اللوجستيات.

إعداد تقارير معاملات المواد المعلقة الأسبوعية.

إجراء اجتماعات تنسيق أسبوعية مع فرق الموقع لمعالجة التحديات المتعلقة بالمشتريات وضمان سير العمليات في المشروع بسلاسة.

توفير الدعم المستمر لمواقع المشاريع فيما يتعلق بمصادر المواد وترتيبات المشتريات.

4. إدارة الموردين

الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين وتقديم تحديثات الدفع المنتظمة بالتنسيق مع قسم الحسابات.

ضمان تقديم جميع فواتير الموردين بشكل صحيح إلى قسم الحسابات.

متابعة مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب للمواد والخدمات.

التفاوض مع الموردين بشأن شروط الدفع، وجداول التسليم، وتعديلات الأسعار.

تطوير خيارات بديلة للموردين لتخفيف المخاطر عند الوصول إلى حدود الائتمان أو حظر حسابات الموردين.

العمل على تحسين شروط ائتمان الموردين وتمديد فترات الدفع حيثما أمكن.

5. المناقصات ودعم المشاريع

دعم الاستفسارات المتعلقة بالمشتريات قبل المناقصة وبعدها.

التنسيق مع قسم العقود والمناقصات للحصول على تحديثات الأسعار واقتباسات الموردين المطلوبة لمناقصات المشاريع.

6. مراقبة المخزون

التنسيق مع مسؤول اللوجستيات للحفاظ على تحديث قائمة المخزون الأسبوعية.

مراقبة مستويات المخزون لضمان توفر المواد لتلبية متطلبات المشروع وتجنب النقص.

7. وثائق المشتريات

الحفاظ على سجلات منظمة لوثائق أوامر الشراء الأصلية ووثائق المشتريات الداعمة في كل من الصيغ المادية والرقمية.

الحفاظ على سجل رئيسي لأوامر الشراء الصادرة لأغراض التتبع والتقارير.

المتطلبات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة سلسلة التوريد، المشتريات، أو مجال ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في أدوار المشتريات أو الشراء، ويفضل في البناء أو التعاقد أو البيئات القائمة على المشاريع.

معرفة قوية بأسواق الموردين المحلية وممارسات المشتريات في الإمارات العربية المتحدة.

خبرة في التعامل مع أوامر الشراء، والتفاوض مع الموردين، ووثائق المشتريات.

مهارات قوية في إدارة الموردين، والتفاوض على التكاليف، وتخطيط المشتريات.

خبرة في التنسيق مع فرق الموقع، واللوجستيات، ودوائر المالية.

إتقان أنظمة ERP وMicrosoft Excel.

مهارات تنظيمية وتواصل قوية مع القدرة على إدارة أنشطة المشتريات المتعددة في الوقت نفسه.