مسؤول شراء

Client of Tawzef

وصف الوظيفة

1. تطوير قسم المشتريات

الحفاظ على قاعدة بيانات المشتريات الخاصة بالشركة وتحديثها بما في ذلك الموردين، المقاولين، وقوائم أسعار المواد.

تطوير والحفاظ على نظام محدث لأرقام السلاسل للأصول والمخزون لمعدات ومواد الشركة.

إنشاء والحفاظ على نظام ملفات منظم لوثائق المشتريات بما في ذلك أوامر الشراء، كتالوجات الموردين، وسجلات المشتريات (نسخ رقمية وورقية).

تحديد وتنفيذ استراتيجيات تقليل التكاليف، بما في ذلك الحصول على المواد من الموردين الدوليين عندما يكون ذلك مفيدًا.

تقييم والحفاظ على قاعدة بيانات الموردين المعتمدين لضمان مصادر موثوقة للمشتريات.

2. تقارير المشتريات

تقارير أسبوعية (تصدر كل يوم خميس)

إعداد تقارير قائمة الأصول والمخزون التي تفصل الأصول المملوكة للشركة وحالة المخزون.

إعداد تقارير إصدار أوامر الشراء الأسبوعية التي تلخص أوامر الشراء الصادرة خلال الأسبوع.

إعداد تقارير الأنشطة المعلقة للمشتريات.

إعداد تقارير طلب المواد من مواقع المشاريع.

إجراء تحليل تكلفة المشتريات الأسبوعي لمواقع المشاريع، ومقارنة المواد المشتراة بالميزانيات المخصصة للمشاريع (تقرير تحليل نفقات الموقع).

3. تنسيق مواد الموقع

تنسيق متطلبات المواد الأسبوعية للموقع، بما في ذلك مقارنات الأسعار، الموافقات، وجداول التسليم.

إعداد أوامر الشراء (POs) وتقديمها إلى قسم الحسابات مع الفواتير وأوامر التسليم (DOs) المطابقة عند الانتهاء.

الحفاظ على الوثائق المناسبة للمشتريات وسجلات الملفات.

ترتيب شحن المواد إلى مواقع المشاريع من مخزون المستودع الرئيسي، بما في ذلك معدات الحماية الشخصية (PPE) بالتنسيق مع موظف اللوجستيات.

إعداد تقارير معاملات المواد المعلقة الأسبوعية.

إجراء اجتماعات تنسيق أسبوعية مع فرق الموقع لمعالجة تحديات المشتريات وضمان سير العمليات بسلاسة في المشروع.

تقديم الدعم المستمر لمواقع المشاريع فيما يتعلق بالحصول على المواد وترتيبات المشتريات.

4. إدارة الموردين

الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين وتقديم تحديثات الدفع بانتظام بالتنسيق مع قسم الحسابات.

ضمان تقديم جميع فواتير الموردين بشكل صحيح إلى قسم الحسابات.

متابعة مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المحدد للمواد والخدمات.

التفاوض مع الموردين بشأن شروط الدفع، جداول التسليم، وتعديلات الأسعار.

تطوير خيارات بديلة للموردين للتخفيف من المخاطر عند بلوغ حدود الائتمان أو حظر حسابات الموردين.

العمل على تحسين شروط ائتمان الموردين وتمديد فترات الدفع حيثما كان ذلك ممكنًا.

5. تقديم العطاءات ودعم المشروع

دعم الاستفسارات المتعلقة بالمشتريات قبل وبعد تقديم العطاءات.

التنسيق مع قسم العقود والعطاءات للحصول على تحديثات الأسعار وعروض الأسعار المطلوبة لمناقصات المشاريع.

6. مراقبة المخزون

التنسيق مع موظف اللوجستيات للحفاظ على تحديث قائمة المخزون الأسبوعية.

مراقبة مستويات المخزون لضمان توفر المواد لتلبية احتياجات المشروع وتجنب النقص.

7. وثائق المشتريات

الحفاظ على سجلات منظمة من وثائق أوامر الشراء الأصلية ووثائق المشتريات الداعمة في كلا الشكلين المادي والرقمي.

الحفاظ على سجل رئيسي لأوامر الشراء الصادرة لأغراض التتبع والتقارير.

المتطلبات

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة سلسلة التوريد، المشتريات، أو مجال ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 5 سنوات في أدوار المشتريات أو الشراء، ويفضل في بيئات البناء، والعقود، أو المشاريع.

معرفة قوية بأسواق الموردين المحلية والممارسات الشرائية في الإمارات العربية المتحدة.

خبرة في التعامل مع أوامر الشراء، تفاوض الموردين، ووثائق المشتريات.

مهارات قوية في إدارة الموردين، تفاوض التكاليف، وتخطيط المشتريات.

خبرة في التنسيق مع فرق الموقع، اللوجستيات، وأقسام المالية.

إجادة نظم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وMicrosoft Excel.

مهارات تنظيمية وتواصل قوية مع القدرة على إدارة أنشطة المشتريات المتعددة في وقت واحد.