مسؤول إدارة مكتب العقارات

Client of Talentmate

مدير مكتب العقارات هو دور أساسي داخل أي شركة عقارية، ويعمل كظهر يدعم العمليات اليومية للشركة. تتطلب هذه الوظيفة محترفًا ليس فقط منظمًا للغاية ولكن أيضًا يمتلك مهارات اتصال ممتازة، مما يسمح له بالتنسيق بفعالية مع العملاء والوكلاء والإدارة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن المهام الإدارية، مما يضمن أن المكتب يعمل بسلاسة وكفاءة. ويشمل ذلك التعامل مع الأوراق، وإدارة الجداول الزمنية، والعمل ضمن القيود القانونية اللازمة المتعلقة بمعاملات العقارات. سوف يقوم مدير مكتب العقارات الناجح بتنفيذ إجراءات لتحسين وظيفة المكتب، وتسهيل تدفق الاتصال، والمساهمة في النجاح العام لمكتب العقارات.

المسؤوليات

• إدارة العمليات اليومية للمكتب للحفاظ على مساحة عمل منظمة وكفء.
• تنسيق الاتصال بين وكلاء العقارات والعملاء وموظفي الإدارة بفعالية.
• الإشراف على إدارة أنظمة الاتصال بالمكتب، مثل الهواتف والبريد الإلكتروني.
• جدولة عرض العقارات، والاجتماعات، وغيرها من الأنشطة العقارية بسرعة وكفاءة.
• إعداد ومعالجة الأوراق لمعاملات العقارات وضمان الدقة والامتثال للإرشادات.
• الحفاظ على تحديث سجلات المكتب، بما في ذلك ملفات العملاء وإدارة قواعد البيانات.
• المساعدة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات المكتب.
• إدارة المعاملات المالية، والفواتير، وميزانية اللوازم المكتبية بدقة.
• دعم فريق التسويق في إعداد المواد الترويجية والمحتوى الرقمي.
• تنسيق فعاليات المكتب وجلسات تدريب الوكلاء لتعزيز إنتاجية الفريق.
• التعامل مع استفسارات العملاء بمهنية، وتقديم المعلومات والدعم العقاري اللازم.
• تنفيذ أي مهام إدارية إضافية لدعم مكتب العقارات حسب الحاجة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل درجة البكالوريوس في الأعمال.
• حد أدنى من سنتين من الخبرة في دور إداري، ويفضل في العقارات.
• معرفة قوية بممارسات ومبادئ صناعة العقارات تعتبر ميزة.
• مهارات تنظيم استثنائية مع القدرة على إدارة مهام متعددة بفعالية.
• إجادة برامج إدارة المكتب مثل مجموعة Microsoft Office وأنظمة CRM.
• مهارات اتصال ممتازة، شفوية وكتابية، ضرورية لهذا الدور.
• القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية ومهنية.