مساعد إداري لمكتب الاستقبال Veritela commodities DMCC

إدارة مكتب الاستقبال والاستقبال: استقبال الزوار والعملاء والموظفين بطريقة دافئة ومهنية ومهذبة، مما يضمن انطباعًا أول جيدًا. إدارة احترافية لنظام الهاتف متعدد الخطوط، الرد على المكالمات، وتصفيتها، وإعادة توجيهها بسرعة ودقة. أخذ رسائل مفصلة وضمان تسليمها إلى الأفراد المناسبين في الوقت المناسب. الحفاظ على مكتب الاستقبال والمناطق المشتركة، والتأكد من أنها مرتبة وقابلة للتقديم في جميع الأوقات. العمليات الإدارية ومكتب العمليات: إدخال البيانات وحفظ السجلات: إجراء إدخال بيانات دقيق وفعال في جداول البيانات وقواعد البيانات. الحفاظ على تحديث أنظمة الأرشفة الرقمية والفيزيائية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها. إدارة المخزون والإمدادات: متابعة وإدارة وطلب اللوازم المكتبية والأدوات المكتبية وغيرها من العناصر ذات الاستخدام المشترك (مثل القهوة، ولوازم المطبخ) لمنع النقص وإدارة الميزانية بفعالية. الشراء: معالجة الطلبات للعناصر المكتبية والمعدات والخدمات حسب الطلب، والتنسيق مع الموردين وإدارة التسليم. الأرشفة: إنشاء والحفاظ على نظام أرشفة منظم للوثائق الفيزيائية والإلكترونية، بما في ذلك العقود والفواتير وسجلات الموظفين. التنسيق وجدولة المواعيد والاجتماعات وغرف المؤتمرات، وإدارة التقاويم بفعالية. التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد، والطرود، وخدمات البريد السريع. المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات.