مساعد استقبال ومكتب
Informa Group Plc.
صاحب عمل نشط
نشرت قبل 18 ساعة
أرسل لي وظائف مثل هذه
الجنسية
أي جنسية
جنس
غير مذكور
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
مساعد الاستقبال والمكتب مسؤول بشكل أساسي عن تقديم الدعم الإداري على مستوى الموقع وخدمة الاستقبال لمكتب إنفورما في القاهرة. يجب أن يكون لديهم نهج احترافي ونشيط بالإضافة إلى مهارات جيدة في إدارة الوقت وقدرة على تعدد المهام.
ملخص الوظيفة/المسؤوليات:
- تقديم الدعم الضيافي بما في ذلك ولكن لا يقتصر على خدمة الاستقبال، الترحيب بالزوار، توجيه وإعلان تحديثات العمل حسب الاقتضاء، دعم غرف الاجتماعات وطلب الغداء حسب الحاجة.
- استلام وفرز البريد اليومي/استلام التسليمات/تنظيم خدمات النقل. إبلاغ الموظفين عند استلامهم التسليمات.
- تقديم الدعم الإداري في الحفاظ على جميع الوثائق وسجلات الاحتفاظ،
- الحفاظ على الأمن من خلال اتباع الإجراءات والتحكم في الوصول (تشغيل سجل الزوار، إصدار بطاقات الزوار). تفعيل بطاقات الزملاء الزائرين لاستخدام مكتب أمستردام.
- تقديم بطاقات الدخول للزملاء الجدد، جولات المكتب والتوجيه في الموقع
- إجراء فحوصات يومية للموقع، وتسجيل أي مشاكل في النظام المناسب. الحفاظ على مكتب منظم من خلال ضمان نظافة منطقة المطبخ وغرف الاجتماعات والمساحات المشتركة.
- ضمان توفر الإمدادات المناسبة من المستلزمات الاستهلاكية في جميع الأوقات (مثل الحليب، حبوب القهوة، زجاجات CO2، معدات القرطاسية، إلخ)
- التعاون مع مديري الممتلكات في المباني لحل القضايا المتعلقة بطلبات الخدمة، وصيانة المرافق وحضور اجتماعات مستأجري المباني عند الحاجة،
- العمل مع فريق دعم المكتب لضمان تقديم الخدمة في جميع الأوقات، خاصة أثناء غياب أي فريق،
- معالجة طلبات الشراء وتقارير النفقات. معالجة الفواتير في الوقت المناسب بعد إجراء جميع الفحوصات والإجراءات،
- التنسيق مع المساعدين التنفيذيين في الفعاليات الداخلية، دعم احتياجات الإدارة العليا عند ظهورها، والرد على أي طلبات أخرى تتعلق بالإدارة العليا في الوقت المناسب،
- المشاركة في وتولي مسؤولية توفير QHSE (الجودة والصحة والسلامة والبيئة)، تنسيق تدريبات رجال الإطفاء وتدريب الإسعافات الأولية والترتيبات ذات الصلة، وضمان كفاية مستلزمات الإسعافات الأولية،
- المشاركة في المبادرات الإقليمية في منطقة EMEA حسب الحاجة
- إجراء فحوصات يومية للطوابق وتحديد الاحتياجات للإصلاحات، وضمان فحص جميع غرف الاجتماعات، والحمامات، والنباتات، والإضاءة، إلخ،
- رفع تذاكر المرافق في أداة إدارة المرافق المفضلة لإنفورما ومتابعة إتمامها،
- الإشراف على التنظيف، وإزالة النفايات، وإعادة التدوير، وإدارة الموردين بشكل مباشر،
- التنسيق مباشرة مع موردي المرافق بما في ذلك ولكن لا يقتصر على الصيانة، الصحة والسلامة، الطعام والمشروبات،
- متابعة النفقات المتعلقة بالمكتب، والحفاظ على السجلات في أنظمة تتبع الفواتير المعتمدة،
- المشاركة في، أو امتلاك مشاريع حسب الحاجة،
- أداء واجبات أخرى ذات صلة عند الحاجة أو عند الطلب.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
المهارات المطلوبة:
- مؤهل دراسي على مستوى الشهادة الجامعية أو ما يعادلها.
- خبرة مثبتة في دور مساعد إداري مماثل.
- مهارات حاسوبية قوية تشمل؛ مايكروسوفت وورد، أوتلوك، باور بوينت وإكسل.
القطاع المهني للشركة
- تكنولوجيا المعلومات - خدمات البرمجيات
المجال الوظيفي / القسم
- ادارة
الكلمات الرئيسية
- مساعد استقبال ومكتب
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
Informa Group Plc.
At Informa, no two days and no two people are the same, and you'll find the freedom, opportunity and support of a fantastic community to make a real impact. We re an international business that connects specialists with knowledge, helping them to learn more, know more and do more through live and on demand events, digital and data-driven services and academic research. We are home to over 14,000 colleagues across 30 countries and are a member of the UK s FTSE 100 group of leading public companies. In Global Support, we provide expert guidance and hands-on support to the Informa Group and Informa s many business teams. Across tech, finance, legal, corporate development, HR, communications, operations and many other areas, we work collaboratively and flexibly to help our brands serve their customers and help the company succeed.
https://jobs.smartrecruiters.com/InformaGroupPlc/744000086345466-reception-office-assistant