مساعد استقبال ومكتب

Informa Group Plc.

مساعد الاستقبال والمكتب مسؤول بشكل أساسي عن تقديم الدعم الإداري على مستوى الموقع وخدمة الاستقبال لمكتب إنفورما في القاهرة. يجب أن يتمتع بنهج احترافي وطاقة جيدة بالإضافة إلى مهارات إدارة الوقت الجيدة والقدرة على تعدد المهام.

ملخص الوظيفة/المسؤوليات:

• تقديم الدعم الضيافي بما في ذلك، ولكن لا يقتصر على خدمة الاستقبال، الترحيب بالزوار، توجيه وإعلان التحديثات التجارية عند الاقتضاء، دعم غرف الاجتماعات وطلب الغداء عند الحاجة.
• استقبال وفرز البريد اليومي/استلام الشحنات/تنظيم خدمات النقل. إعلام الموظفين عند استلامهم الشحنات.
• تقديم الدعم الإداري في الحفاظ على جميع الوثائق وسجلات الاحتفاظ،
• الحفاظ على الأمان من خلال اتباع الإجراءات والتحكم في الوصول (تشغيل سجل الزوار، إصدار بطاقات الزوار). تنشيط بطاقات الزملاء الزائرين لاستخدام مكتب أمستردام.
• تقديم بطاقات الدخول للزملاء الجدد، والجولات المكتبية والتوجيه في الموقع
• إجراء فحوصات يومية للموقع، وتسجيل أي مشكلات في النظام المناسب. الحفاظ على مكتب نظيف من خلال التأكد من بقاء منطقة المطبخ وغرف الاجتماعات والمساحات المشتركة نظيفة.
• ضمان توافر الإمدادات المناسبة من المستهلكات في جميع الأوقات (مثل الحليب، حبوب القهوة، زجاجات CO2، معدات القرطاسية، إلخ)
• التعاون مع مديري الممتلكات لحل المشكلات المتعلقة بطلبات الخدمة، وصيانة المرافق وحضور اجتماعات مستأجري المباني عند الحاجة،
• العمل مع فريق دعم المكتب لضمان تقديم الخدمة في جميع الأوقات، خاصة خلال أي غيابات للفريق،
• معالجة أوامر الشراء وتقارير النفقات. معالجة الفواتير في الوقت المناسب بعد إجراء جميع الفحوصات والإجراءات،
• التنسيق مع المساعدين التنفيذيين حول الفعاليات الداخلية، دعم احتياجات الإدارة العليا عند ظهورها، والرد على أي طلبات أخرى تتعلق بالإدارة العليا في الوقت المناسب،
• المشاركة في وتولي مسؤولية QHSE (الجودة، الصحة، السلامة والبيئة) ، تنسيق تدريبات رجال الإطفاء والإسعافات الأولية والترتيبات المرتبطة بها، والتأكد من كفاية إمدادات الإسعافات الأولية،
• المشاركة في المبادرات الإقليمية EMEA حسب الحاجة
• إجراء فحوصات يومية للطابق وتحديد احتياجات الإصلاح، والتأكد من فحص جميع غرف الاجتماعات، والحمامات، والنباتات، والإضاءة، إلخ،
• رفع تذاكر المرافق في أداة الإبلاغ المفضلة لإدارة المرافق في إنفورما ومتابعتها حتى الاكتمال،
• الإشراف على التنظيف، وإزالة النفايات، وإعادة التدوير، وإدارة البائع مباشرة،
• التنسيق مباشرة مع بائعي المرافق بما في ذلك، ولكن لا يقتصر على، الصيانة، الصحة والسلامة، الطعام والمشروبات،
• تتبع الإنفاق المتعلق بالمكتب، والاحتفاظ بالسجلات على أنظمة تتبع الفواتير المعتمدة،
• المشاركة في، أو امتلاك مشاريع عارضة حسب الحاجة،
• أداء واجبات أخرى ذات صلة حسب الحاجة أو الطلب.