موظف استقبال / مساعد إداري

waffarha.com

المسؤوليات:

• استقبال
• متابعة خدمات النظافة
• متابعة جداول الإدارة
• مساعدة الأقسام في أي عمل إداري مطلوب
• موظفي المملكة العربية السعودية
• جولة التوجيه
• إعلانات داخلية للموارد البشرية (Canva، إلخ)
• أي مهام موكلة أخرى

إدارة المكتب والعمليات:

• الإشراف وتنسيق العمليات اليومية للمكتب لضمان سير العمل بسلاسة.
• إدارة المستلزمات المكتبية والأصول ومقدمي الخدمات.
• الإشراف على الصيانة والنظافة والسلامة في المكتب.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، والمستندات، والطرود.

الدعم الإداري للأقسام:

• تقديم المساعدة الإدارية للموارد البشرية، والمالية، وغيرها من الأقسام حسب الحاجة.
• دعم جدولة الاجتماعات، والمقابلات، وجلسات التدريب.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الرسمية.
• المساعدة في التوجيه وتدريب الموظفين الجدد.

تنسيق الموظفين والزوار:

• الإشراف على عمليات الاستقبال/الاستعلامات لضمان المهنية.
• تحية وتوجيه الزوار، والعملاء، والموظفين عند الحاجة.
• تنسيق حجوزات غرف الاجتماعات والحفاظ على التقويمات المشتركة.
• المساعدة في التخطيط وتنسيق الفعاليات والأنشطة الخاصة بالشركة.

حفظ السجلات والامتثال:

• الحفاظ على سجلات دقيقة للأنشطة المكتبية والأصول والنفقات.
• ضمان وجود أنظمة حفظ ملفات مناسبة (فيزيائية ورقمية).
• مراقبة ميزانيات المكتب والإبلاغ عن التباينات للإدارة.
• ضمان الامتثال لسياسات الشركة ومعايير الصحة والسلامة.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• 3-5 سنوات من الخبرة في إدارة/إدارة المكاتب.
• خلفية في التعامل مع الدعم الإداري متعدد الأقسام.
• مهارات اتصال ممتازة، شفهية وكتابية.
• مهارات تنظيمية قوية والانتباه للتفاصيل.
• القدرة على إدارة أولويات متعددة بفعالية.
• إجادة استخدام MS Office وبرامج إدارة المكاتب.
• القدرة على التنسيق مع فرق متعددة الوظائف.

السمات الشخصية:

• قدرات قوية في القيادة وإدارة الفريق.
• مستوى عالٍ من النزاهة، والمهنية، والسرية.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• القدرة على التكيف والمرونة لدعم وظائف متعددة.