موظف استقبال/مساعدة إدارية ومساعد شخصي للمدير العام MAPYR FZCO

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

· مرشحة أنثوية

· درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل).

· خبرة مثبتة كموظفة استقبال، مساعدة إدارية، أو مساعدة شخصية.

· مهارات تنظيمية قوية، إدارة الوقت، والقدرة على القيام بعدة مهام.

· مهارات تواصل ممتازة (شفهية وكتابية) باللغة الإنجليزية؛ اللغة العربية ميزة.

· إتقان مجموعة MS Office (Word، Excel، Outlook، PowerPoint).

· مظهر احترافي، موقف إيجابي، وتوجه نحو خدمة العملاء.

· القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى مستوى من النزاهة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة الاستقبال والمكتب الأمامي:

· الترحيب بالزوار واستقبالهم بطريقة احترافية وودية.

· إدارة المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات، مع ضمان التعامل السريع والدقيق.

· الحفاظ على منطقة الاستقبال، وضمان أن تكون دائمًا مرتبة وجاهزة.

· التعامل مع خدمات البريد السريع، والتسليمات، والاستفسارات العامة.

الدعم الإداري:

· إعداد، والحفاظ على، وتنظيم مستندات الشركة، والملفات، والسجلات.

· المساعدة في جدولة الاجتماعات، وتنسيق غرف المؤتمرات، وترتيب المرطبات عند الحاجة.

· دعم وظائف الموارد البشرية والإدارة حسب الحاجة.

· إدارة شراء المستلزمات المكتبية وجردها، مع ضمان التجديد في الوقت المناسب.

مساعدة شخصية للمديرين العامين:

· إدارة جداول المديرين العامين، بما في ذلك جدولة المواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر (حجز التذاكر، الفنادق، إلخ).

· إعداد جداول أعمال الاجتماعات، ومحاضر الاجتماعات، والمستندات ذات الصلة.

· التعامل مع المعلومات السرية ب discretion professionalism.

· تقديم المساعدة اليومية للمديرين العامين في الأمور المهنية والإدارية.

الإشراف على موظفي الدعم المكتبي:

· تنسيق والإشراف على مهام موظفي المكتب لضمان نظافة وسلاسة العمليات اليومية للمكتب.

· تعيين ومراقبة الواجبات مثل تقديم المرطبات، والحفاظ على مستلزمات المطبخ، والصيانة العامة للمكتب.

· ضمان الالتزام بمعايير الخدمة والعرض الخاصة بالشركة.

خط الإبلاغ:

تقرير مباشرة إلى قسم الموارد البشرية.

موقع العمل وساعاته:

مقره في المكتب الرئيسي للشركة.

ساعات العمل القياسية: قد تكون هناك حاجة إلى مرونة لدعم المديرين العامين.