موظف استقبال/ إدارة

Client of hirelebanese

هدف الدور


موظف الاستقبال مسؤول عن تقديم انطباع أول إيجابي ومهني أثناء إدارة المهام الإدارية وضمان التواصل السلس. هو/هي مسؤول عن التعامل مع مجموعة متنوعة من الواجبات لدعم عمليات المنظمة والمساهمة في كفاءتها العامة.


المسؤوليات الرئيسية


ترحيب بالضيوف والعملاء والموظفين، خلق جو إيجابي ومهني


إدارة المكالمات الواردة، توجيهها إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة، وتسجيل الرسائل عند الضرورة


الحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة، وضمان أن تعكس إيجابياً على المنظمة


التعامل مع جدول المواعيد، إدارة التقويمات وتنسيق لوجستيات الاجتماعات


استقبال وفرز وتوزيع البريد والطرود الواردة، وقد يتم أيضاً إعداد البريد الصادر


تتبع مخزون المستلزمات المكتبية، وتقديم الطلبات عند الحاجة


التعامل مع مهام مثل النسخ، الفاكس، الأرشفة، وإدخال البيانات


العمل كحلقة وصل حيوية بين الموظفين الداخليين والأطراف الخارجية، وضمان التواصل الواضح والفعال


إدارة ترتيبات السفر، معالجة طلبات التأشيرات، وتقديم المساعدة الإدارية ذات الصلة


مسؤول عن حجز الرحلات للموظفين أو العملاء أو الزوار، بما في ذلك إدارة تغييرات الرحلات والإلغاءات؛ بالإضافة إلى ذلك، التعامل مع حجوزات الفنادق، والتأكد من تأمين الإقامات المناسبة للمسافرين


المؤهلات


من 1 إلى 2 سنوات من الخبرة في نفس المجال أو الإدارة


درجة البكاليوس في الأعمال أو مجال ذي صلة


التواصل الشفهي والكتابي الممتاز ضروري للتفاعل مع الزوار والعملاء والزملاء


ودود، وسهل التعامل، وقادر على بناء علاقات مع أفراد متنوعين


توازن المهام المتعددة، وتحديد أولويات المسؤوليات، وإدارة الوقت بفعالية أمر حيوي


قادر على التكيف مع المواقف المتغيرة والتعامل مع مجموعة متنوعة من المهام


الكفاءة


حل المشكلات

مهارات التواصل
;r>إدارة الوقت

التغيير والتكيف

تركيز العميل

العمل الجماعي

المبادرة