موظف استقبال

Client of Talentmate

دور موظف الاستقبال أساسي في خلق جو مرحب وضمان سير العمليات بسلاسة في مكتب الاستقبال في المنظمة. باعتباره نقطة الاتصال الأولى للعملاء والضيوف والزوار، يكون موظف الاستقبال مسؤولاً عن تقديم صورة احترافية، وتقديم المساعدة والمعلومات، وتوجيه الأفراد إلى الأقسام أو الموظفين المناسبين. كما يتولى موظف الاستقبال أيضًا مجموعة متنوعة من المهام الإدارية، بما في ذلك إدارة المكالمات الهاتفية، وجدولة المواعيد، والحفاظ على أمان المكتب. نظرًا لطبيعة هذا المنصب الحرجة، يجب أن يمتلك موظف الاستقبال مهارات تواصل ممتازة، واهتمامًا دقيقًا بالتفاصيل، والقدرة على القيام بمهام متعددة بكفاءة في بيئة سريعة الوتيرة.

• ترحيب بجميع الزوار والضيوف بسلوك دافئ واحترافي.
• إدارة المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها إلى الأقسام المناسبة.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال منظمة ونظيفة، وضمان أنها مرحبة في جميع الأوقات.
• التنسيق مع موظفي الأمن لضمان بيئة عمل آمنة ومأمونة.
• جدولة وتنسيق وتأكيد المواعيد والاجتماعات للمنظمة.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات والحفاظ على لوازم المكتب.
• استلام وفرز وتوزيع البريد الوارد وتحضير البريد الصادر للشحن.
• تقديم معلومات دقيقة عن الشركة وخدماتها للاستفسارات.
• دعم تخطيط الفعاليات من خلال تنظيم اللوجستيات وإعداد مساحات الاجتماعات.
• إدارة سجلات الزوار والسجلات، وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
• التعاون مع الأقسام الأخرى لتسهيل سير العمل والتواصل بسلاسة.
• مراقبة معدات المكتب والإبلاغ الفوري عن أي مشكلات تقنية لدعم تكنولوجيا المعلومات.

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل وجود خبرة سابقة كموظف استقبال.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة أساسية لهذه الوظيفة.
• مهارات تنظيمية قوية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل وقدرة على القيام بمهام متعددة.
• إجادة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) مطلوبة.
• القدرة على البقاء هادئًا وفعالًا تحت الضغط في بيئة سريعة الوتيرة.
• مظهر وسلوك احترافي مع التركيز على جودة خدمة العملاء.
• مهارات قوية في حل المشكلات ومبادرة لمعالجة الاستفسارات بشكل مستقل.