موظف استقبال Falcon Group of Companies

موظف استقبال – مجموعة فالكون الموقع: دبي نوع التوظيف: دوام كامل تسعى مجموعة فالكون إلى توظيف موظف استقبال منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا. هذه الوظيفة مركزية في عملياتنا اليومية، لضمان التواصل السلس، والتعامل الفعال مع الوثائق، وإدارة المكتب الأمامي بشكل احترافي. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات إدارية قوية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على تعدد المهام في بيئة سريعة الوتيرة. ________________________________________ المسؤوليات الرئيسية إدارة الاستقبال وإدارة المكتب • إدارة منطقة الاستقبال، وضمان بيئة ترحيبية ومهنية. • تشغيل شاشات عرض LED والموسيقى الخلفية في منطقة الاستقبال. • الحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة، وضمان عدم ترك أي وثائق حساسة في متناول اليد. طلبات العمل والوثائق • تحديث وصيانة بطاقات العمل في Excel، وضمان تسجيل استكمالات العمل بشكل صحيح وتوليد ملاحظات التسليم من PACT. • أرشفة، مسح ضوئي، وتحميل ملاحظات التسليم والفواتير إلى OneDrive لسهولة الوصول إليها. • إنشاء ملاحظات التسليم (DO) والفواتير في PACT بدقة، وضمان الحصول على الموافقة المسبقة قبل الإصدار. • التحقق من تفاصيل العملاء ورموز HS، بالإشارة إلى أوامر البيع وأوامر الشراء عند الضرورة. تنسيق العملاء ومعالجة التسليم • التعامل مع الوثائق والمتطلبات للعملاء بما في ذلك إيمرسون، جون كرين، ستراٹا، سبياتل، دريكو، المار، ويل بوس، أويلفيلد سيميل، وغيرهم. • إعداد قوائم التعبئة، والفواتير، وملاحظات التسليم وفقًا لمواصفات العميل. • تنسيق حجوزات الشحن مع DHL و SKY EX، وضمان تضمين بوليصة الشحن الدقيقة، وإشارات أوامر الشراء، وتفاصيل الحساب. • ضمان الحصول على تصريح الخروج الجمركي مع الأختام للتصدير أو التسليمات غير الإماراتية. حفظ الوقت ودعم الأقسام • تحديث جداول الوقت اليومية عبر الأقسام بما في ذلك التصنيع، ورشة الآلات، CNC، الجودة، والمزيد. • التحقق من رموز الموظفين، ورموز الآلات، وأرقام الوظائف للتقارير الدقيقة. • تسجيل الساعات، والدقائق، والإنتاج لعمليات مختلفة (التصنيع، الفوسفات، التمرير، السفع الرملي، الطلاء، إلخ). المالية والتحصيلات • المساعدة في تحصيل الشيكات وإعداد قسائم الاستلام وفقًا للفواتير. • تنسيق خدمات استلام الشحن للوثائق المالية والتشغيلية. ________________________________________ المهارات والمؤهلات • خبرة مثبتة في الاستقبال، والإدارة، أو تنسيق المكاتب. • معرفة قوية بالحاسب الآلي مع خبرة في Excel، ومسح الوثائق، والتخزين السحابي (OneDrive). • معرفة ببرامج ERP مثل PACT تعتبر ميزة. • مهارات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام ممتازة. • اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في الوثائق. • مهارات اتصال احترافية (كتابية وشفوية). • القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمسؤولية. ________________________________________ لماذا تنضم إلى مجموعة فالكون؟ • كن جزءًا من شركة ديناميكية وموجهة نحو النمو. • العمل في بيئة تعاونية مع مسؤوليات متنوعة. • اكتساب خبرة قيمة في العمليات، واللوجستيات، وتنسيق العملاء.