موظف استقبال

Lakhraim Group

الاستقبال يوفر دعم إداري شامل لضمان سير العمل السلس لمكتب التنفيذي والأقسام ذات الصلة. تشمل هذه الوظيفة إدارة لوجستيات الاجتماعات، تنسيق السفر وخدمات البائعين، الحفاظ على مستلزمات المكتب، وتسهيل التواصل بين الموظفين والشركاء الخارجيين. يعمل الاستقبال كحلقة وصل رئيسية لوظائف الدعم التنفيذي، لضمان بيئة عمل مهنية وفعالة. المسؤوليات الرئيسية للوظيفة: الترحيب بالزوار والعملاء والموظفين بطريقة ودية ومهنية إدارة المكالمات الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات، وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين الحفاظ على نظافة وتنظيم منطقة الاستقبال لضمان جو مهني التعامل مع عمليات تسجيل الوصول/المغادرة للزوار والمقاولين مع فرض بروتوكولات الأمن الحفاظ على سجلات دقيقة للزوار والمواعيد تقديم المعلومات والمساعدة بشأن خدمات الشركة وسياساتها، مع ضمان السرية والتقدير جدولة وتنسيق المواعيد، والاجتماعات، وحجوزات غرف الاجتماعات. التأكد من أن غرف الاجتماعات نظيفة ومجهزة جيدًا، وتنسيق المرطبات وتنظيف ما بعد الاجتماع مع موظفي المكتب مشاركة جداول الاجتماعات مع موظفي المكتب وتنسيق مواقف الضيوف مع الأمن ترتيب السفر للزملاء، بما في ذلك إعداد طلبات الشراء والتواصل مع البائعين الحفاظ على سجلات للمركبة الخاصة بالشركة وتنسيق تفاصيل المستخدم إعداد شحنات البريد السريع وتحديث أدلة المكتب وقوائم الفنادق إدارة الجرد الشهري وشراء القرطاسية، والمواد الغذائية، ومستلزمات المكتب. توزيع البريد الوارد على الأقسام ذات الصلة الحفاظ على نظافة وتنظيم مكتب رئيس مجلس الإدارة وتنسيق توفير الغداء والمشروبات إعداد ومراقبة طلبات صيانة المكتب ودورات موظفي المكتب تنظيم الأنشطة المتعلقة بالموظفين مثل تهاني أعياد الميلاد ودعم الانضمام، بما في ذلك إنشاء وتوزيع بطاقات العمل الرقمية دعم القسم التجاري في الحصول على عروض الأسعار، وإعداد المقارنات، وإدارة أوامر الشراء عبر عدة أقسام إعداد نماذج الموافقة على فواتير البائع مع المستندات الداعمة لمعالجة المالية، مع ضمان الحصول على التفويض المناسب المساعدة في المهام الإدارية مثل إدخال البيانات، والأرشفة، وإعداد الوثائق حسب الحاجة التنسيق مع الأقسام المختلفة لدعم العمليات اليومية للمكتب تحديث قائمة الفنادق وأدلة المكتب طلبات صيانة المكتب (حركة المكتب، التعديل، الصيانة)