موظف استقبال Jones Lang LaSalle

المسؤوليات الأساسية

• لضمان تسجيل جميع الزوار إلى المبنى، سواء الداخليين أو الخارجيين، بشكل صحيح وإصدار تصريح لهم وفقًا لمعايير أمان العميل وتقديم خدمة سريعة وفعالة وتجاوز التوقعات باستمرار.

• تتبع جميع الزوار، بما في ذلك البائعين، وزيارة الموظفين والضيوف. تقديم بيانات ذات جودة حسب الحاجة باستخدام Resource Scheduler.

• لإعلام المضيفين بوجود زوارهم وإبقاء الزوار على اطلاع بشأن وقت وصول مضيفهم؛ لضمان جمع جميع الزوار بواسطة مضيفيهم.

• للمحافظة على تركيز فعال على العملاء في جميع الأنشطة.

دعم غرفة الاجتماعات

• لإدارة ومعالجة حجز غرف الاجتماعات والمتطلبات. ضمان تسجيل جميع بيانات الحجز في Resource Scheduler ضمن الأطر الزمنية المحددة.

• للقيام بفحوصات يومية لغرف الاجتماعات لضمان الحفاظ عليها نظيفة ومرتبة وقابلة للتشغيل بالكامل من حيث الخدمات واللوازم؛ رفع أوامر العمل Corrigo حسب الحاجة.

• للمساعدة في إعداد غرف الاجتماعات حسب الحاجة، بما في ذلك تغييرات الأثاث والتعديلات على الجدران القابلة للتحريك (حيثما ينطبق).

• لطلب وتوصيل أي خدمات الطعام المطلوبة إلى غرف الاجتماعات.

• لإعداد وتقديم المرطبات إلى غرف الاجتماعات حسب الحاجة.

• لدعم المعدات السمعية والبصرية لغرف الاجتماعات وتوفير الحلول الأولية أو تصعيد المتطلبات حسب الحاجة.

دعم المكتب

• للإجابة على الهاتف بطريقة احترافية تتماشى مع معايير العميل العالمية.

• للتنسيق مع موظفي العميل حول جميع الخدمات المقدمة في الاستقبال.

• لضمان الحفاظ على مكتب الاستقبال ومنطقة الانتظار وغرف الاجتماعات بأعلى معايير النظافة والترتيب.

• إدارة الطرود البريدية الواردة والصادرة وغيرها حسب الحاجة.

• إدارة وإنهاء طلبات الطباعة والتجليد.

متطلبات أساسية إضافية

• للعمل بشكل وثيق مع فرق FM والتكنولوجيا وخدمات المباني الأوسع لتوفير أفضل خدمة ممكنة لجميع العملاء والموظفين.

• الحصول على وتوزيع مستلزمات المطبخ والقرطاسية.

• لارتداء الزي المعتمد من العميل وشارة الاسم دائمًا أثناء العمل ووفقًا للمعايير المطلوبة.

مسؤوليات إضافية

• حيثما ينطبق، إدارة مواقف السيارات وسجلات المركبات.

• التأكد من أنك على اطلاع بأي تغييرات مطلوبة في عمليات الاستقبال، أو المشاريع المكتبية التي قد تؤثر على تقديم خدمات الاستقبال.

• التأكد من تحديث دليل المعايير الإجرائية (SOPs) والالتزام بها.

لضمان بقاء جميع أبواب الأمان مغلقة وتصعيد أي معدات أمان لا تعمل كما هو مصمم.

لتحمل المسؤولية عن المساهمة في تطويرك الخاص، مع توجيه مديرك المباشر، وحضور الدورات التدريبية كما هو محدد.

للعمل كسفير إيجابي للأعمال.

لإظهار الالتزام بقيم الشركة في جميع جوانب دورك.

إدارة المخاطر

• كن مرتاحًا لتصعيد أي مخاوف أو طلبات الدعم من فريق إدارتك مبكرًا.

• اتباع إجراءات التصعيد السارية وإجراءات الإبلاغ عن الحوادث.

تحتاج أيضًا إلى أن تكون:

• ذا دافع ذاتي؛ واثق ونشيط.

• مرن وقادر على التكيف مع المواقف المتغيرة بسرعة.

• موجه نحو الأهداف قادر على التركيز على تحقيق جميع أهداف الأداء.

• متحدث قوي يمتلك مهارات تقديم جيدة ويمتلك مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية (اللغة الإنجليزية واللغة المحلية مطلوبة، واللغات الإضافية مفيدة).

الكفاءات الحيوية للنجاح

• عقلية الشركة أولاً، قادر على التعاون والعمل بشكل جيد مع الآخرين لتحقيق الأهداف، دعم الفريق بشكل فعال عند الحاجة، قدرة مثبتة على الالتزام بالتنفيذ الخالي من العيوب مع الالتزام بإجراءات ومعايير الشركة. تركيز ممتاز على العميل ومهارات إدارة العلاقات، قادر على التفاعل مع موظفي العميل العامين والبائعين بسهولة، القدرة على إدارة النزاع والأولويات المتعارضة، يظهر القدرة على العمل مع البائعين لتقديم خدمات فعالة، يظهر نهجًا استباقيًا ومهنيًا تجاه خدمة العملاء. لديه موقف موجه نحو العملاء.