موظف استقبال

Talentmate

كونك نقطة الاتصال الأولى للعملاء والضيوف والموظفين، فإن موظف الاستقبال هو دور حاسم في أي منظمة. تقع على عاتق هذا الشخص مسؤولية خلق انطباع أول ممتاز من خلال تقديم ترحيب حار وتقديم الدعم للأقسام المختلفة. موظف الاستقبال ليس فقط مسؤولاً عن استقبال الزوار ولكن أيضًا عن التعامل مع المكالمات وإدارة جداول المواعيد والتأكد من انسيابية التواصل داخل المكتب. يتطلب هذا الدور شخصية ودية ومهارات تواصل ممتازة والقدرة على multitask بكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يجب على موظف الاستقبال الحفاظ على مظهر وتصرف مهني، يعكس قيم ومعايير الشركة.

المسؤوليات

• ترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الأفراد أو المكاتب المناسبة.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتصفيتها وتحويلها في الوقت المناسب.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني.
• الحفاظ على أمان المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول.
• إدارة وتحديث الجداول الزمنية للمواعيد والاجتماعات والمؤتمرات.
• استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي، والتسليمات، والطرود.
• التنسيق مع إدارة المرافق والبائعين، بما في ذلك التنظيف، والتموين، إلخ.
• الحفاظ على سجلات محدثة لنفقات المكتب والتكاليف لفريق الإدارة.
• أداء مهام أخرى لموظف الاستقبال مثل الأرشفة، والنسخ، وإرسال الفاكسات.
• الإشراف على منطقة الاستقبال لضمان أنها مرتبة وقابلة للتقديم وترحب بالزوار.
• المساعدة في تخطيط وتنظيم الفعاليات والأنشطة الخاصة بالشركة.
• دعم موظفي المكتب بالمهام الإدارية حسب الحاجة لضمان الكفاءة.

المتطلبات

• خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال، ممثل مكتب استقبال، أو دور مشابه.
• إجادة مجموعة Microsoft Office ومعدات المكتب، مثل الطابعات وآلات الفاكس.
• سلوك ومظهر احترافي وموثوقية كاملة في واجبات العمل.
• مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية أساسية للدور.
• مهارات تنظيم ممتازة مع القدرة على تحديد أولويات المهام بشكل مستقل.
• سلوك خدمة العملاء مع قدرات قوية في حل المشكلات.
• شهادة الثانوية العامة؛ شهادة إضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة.