موظف استقبال Ali & Sons

المسؤوليات الرئيسية:

• تحية الضيوف في صالة العرض، تقديم الاتجاهات، الإجابة على الأسئلة، وتوزيع المواد المعلوماتية أو النماذج.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر: فرز، توزيع، وضع الرسائل في الأظرف، وتشغيل آلات النسخ/التكرار.
• الحفاظ على نظم ملفات منظمة للمراسلات، الطلبات، والمعلومات العامة.
• جعل الزوار يشعرون بالراحة، تقديم النصائح حول أوقات الانتظار، والحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومرحبة.
• إدارة عمليات الهاتف ولوحة التحويل: نقل المكالمات، أخذ الرسائل، الإجابة على الأسئلة، وجدولة المواعيد.
• المساعدة في مهام الطباعة الخفيفة، بما في ذلك المراسلات، التقارير، رسائل النماذج، بطاقات السجل، وصيانة القوائم.
• الحفاظ على السجلات والملفات، تنظيم طلبات العمل، المواد المعلوماتية، والمجلدات.
• ضمان مظهر منطقة الاستقبال، ترتيب المجلات، الكراسي، سقاية النباتات، وأداء الصيانة الخفيفة.
• تنسيق السفر، الإقامة، الوجبات، وترتيبات الاجتماعات للزوار أو الموظفين وفقًا للتعليمات.
• تقديم الدعم الاحتياطي لطاقم العمل الإداري، وتولي مهام إضافية حسب الحاجة.
• الإبلاغ عن أي مشاكل أو مخاوف للزوار على الفور إلى مشرف صالة العرض.
• أداء مهام إضافية كما يحددها مشرف/مدير صالة العرض.