موظف استقبال ومنسق سفر

COLAS

المهمة
يؤدي مهام الاستقبال، وتنظيم الاجتماعات، واللوجستيات، والفعاليات، وتنسيق المستندات الخاصة أو العامة استجابة لتوقعات مديره و/أو قسمه
المسؤوليات الرئيسية
إدارة الضيوف: توجيه الضيوف إلى مكاتبهم المعنية دون مغادرة المكتب.
إدارة الشيكات: الاحتفاظ بقائمة محدثة من الشيكات من قسم الخزانة. عند استلام المحصلين، استرداد الشيكات، عمل نسخ مع الهويات والتفويضات، الحصول على توقيعات على إيصال الاستلام، وختمها بختم الخزانة المدفوع، وأرشفة المستندات في قسم الخزانة.
طلبات خط 3، خط 4، ومشاريع AQM:
معالجة الطلبات: استلام طلبات البريد الإلكتروني للسيارات، الهواتف المحمولة، أجهزة الكمبيوتر المحمولة؛ طباعتها، والحصول على توقيعات من أمين عبد المكصود وبيير دو هوميه، وإرجاع جميع الطلبات إلى مايكل ويليام وأيمن زكي.
بالنسبة لمشاريع AQM:
طلبات العقد والمالية: التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني من قسم العقود لتوقيع سليم هليل ومن قسم المالية لطلبات الشراء لتوقيع أمين عبد المكصود.
التوظيفات الجديدة:
تقديم النموذج: ملء البيانات الخاصة بكولاس ريل مصر ورقم هوية التوظيف الجديد على النموذج 111 وفقًا للهويات، وتقديم النموذج المكتمل إلى قسم الموارد البشرية المعني بمشروع التوظيف الجديد.
تنسيق الاجتماعات لكولاس ريل خط 1، كولاس ريل مصر، والتدريب L4:
اللوجستيات: حجز غرف الاجتماعات، طلب الوجبات الخفيفة/الطعام، استرداد المدفوعات المقدمة، وإصدار ملاحظة نفقات بعد دفع الطلبات.
مهام منسق السفر:

حجز الرحلات: التعامل مع حجوزات تذاكر الطيران لجميع المسافرين، سواء المغتربين أو المصريين، من خلال التنسيق مع وكالة السفر. بعد استلام الحجوزات، تقديم الخيارات لأمين/باسم للموافقة.

حجز الفنادق: للزوار/المقيمين في مصر، التحقق من توفر الفنادق وإجراء الحجوزات، وإرسال التأكيدات للضيوف.

خدمات النقل: إعلام إسكابيد ترافيل بوصول الضيوف وعودتهم، طلب رقم هاتف الممثل. بعد التأكيد، إرسال تأكيد البريد الإلكتروني للضيوف.

تنظيم الرحلات: ترتيب كل من الرحلات الترفيهية والتجارية، بما في ذلك حجز الفنادق والنقل.
بالنسبة لمشروع AQM:
تنسيق الحجز: عند الطلبات البريدية، حجز الفنادق أو الحافلات الصغيرة/القطارات لزيارات AQM لكولاس ريل مصر أو موظفي AQM.
طلبات التأشيرات لـ EUROP (التدريب/FATs):

توثيق التأشيرات: لجميع طلبات التأشيرات (كولاس ريل مصر، خط 1، AQM)، إعداد المستندات لمواعيد TLS، بما في ذلك نموذجين طلب، خطاب دعوة، حجوزات طيران وفندق مزيفة. بعد موعد البريد الإلكتروني، تقديم الملف الكامل للمسافر.

ما بعد إصدار التأشيرة: حجز الرحلات النهائية، الفنادق، القطارات، أو السيارات كما تم اختيارها والموافقة عليها من قبل أمين/باسم.
طلبات التأشيرات للمملكة المتحدة/الولايات المتحدة الأمريكية:
تنسيق الوكالة: التعاون مع وكالة السفر لإدارة جميع المستندات حتى استلام التأشيرة.
إدارة الفواتير:
الفواتير المحلية: مراجعة الفواتير من الفنادق، والتذاكر، وخدمات النقل (سوفيتيل/شتاينبرجر، كانو/ترافكو، إسكابيد) قبل إرسالها إلى قسم المحاسبة.