موظف استقبال / أمين مخزن

AccorHotel

المهام والمسؤوليات المحددة:

• • التعامل مع أوامر الشراء لضمان وجود نسخ من جميع أوامر الشراء المعتمدة والصحيحة حالياً، مثل طلبات الشراء، قائمة السوق، عقود التوريد القياسية، مع الاحتفاظ بالملفات لذلك.
  • يضمن استلام جميع العناصر فعلياً، وفحصها ووزنها حسب الحاجة. في حالة العناصر التقنية، والمعدات، والأثاث، وبعض المواد الغذائية، يتم استشارة القسم المعني لتأكيد الجودة والمواصفات. يتم فحص المواد، ويجب إجراء القياسات بشكل دقيق. الفحص البصري ليس كافياً.
  • بعد الفحص، يتم نقل العناصر إلى القسم المعني إما من خلال مساعدة المورد أو القسم المعني الذي يجمعها من منطقة الاستلام.
  • يتم الاعتراف بفاتورة المورد من خلال وضع ختم الاستلام على النسخة الأصلية ونسخة المورد من الفاتورة، بعد الانتهاء من الفحص.
  • يضمن أن تكون الفاتورة مؤرخة ورقم مرجع التفويض مذكوراً. الفواتير منتهية الصلاحية غير مقبولة، حيث قد يؤدي ذلك إلى مشاكل بشأن التسوية. إذا كانت الفاتورة منتهية الصلاحية، يُطلب من البائع أو ممثله تصحيحها والتوقيع على التصحيح.
  • يضمن أن العناصر التي تصل بدون تفويض لا يتم استلامها، بل يتم إحالتها إلى قسم المواد. لا ينبغي الاحتفاظ بمثل هذه العناصر في الفندق ولا ينبغي الاعتراف بالفاتورة.
  • يتم استلام بعض العناصر (مثل الحليب، الخبز، إلخ) خلال ساعات عدم العمل. بخلاف هذه العناصر (يجب إعداد قائمة والموافقة عليها من قبل الإدارة)، لا ينبغي تمرير أي فواتير أخرى للدفع دون استلام العنصر فعلياً.
  • يضمن أن الفواتير للخدمات، مثل رسوم التخليص، ورسوم التأمين، وعقود الخدمة للصيانة، إلخ، مقبولة لتضمينها في تقرير الاستلام، شريطة أن تكون جزءاً من أمر الشراء (رسوم التأمين والتخليص للاستيراد) أو العقد متاح. حتى في هذه الحالة، يجب على رئيس القسم المعني التوقيع على هذه الفواتير للاعتراف باستلام الخدمة.
• • بعد استلام العناصر، يتم إعداد تقرير استلام وملخص. تُعطى نسخة من هذا التقرير إلى إدارة التحكم في تكاليف المواد الغذائية والمشروبات، مع الفواتير الأصلية؛ مع تمرير الإجماليات إلى قسم الحسابات للمعالجة اللاحقة.
  • تُرفع الشحنات المتنازع عليها إلى قسم المواد لحلها مع المورد، ومع القسم المعني. في حالة قبول الشحنة جزئياً فقط، يجب أن ينعكس ذلك كتابة من قبل رئيس القسم المعني، مع إظهار السبب بموافقة قسم المواد. في مثل هذه الحالات، يجب الحصول على مذكرة ائتمان من المورد. الأمور التي لم تُحل يجب أن تُرفع إلى انتباه مدير المالية.
  • مسؤول عن ضمان إرسال جميع العناصر خارج الفندق وفقاً لسياسة سجلات الصادر. يتحقق موظف الاستقبال من أنها معتمدة بشكل صحيح، ويضمن أن جميع القسائم محاسبة. حيثما كان ذلك ضرورياً، يجب تمرير مذكرة الائتمان إلى الحسابات لتلك العناصر، التي تم فواتيرها إلى الفندق، ولكن يتم إرجاعها.

2. المسؤوليات العامة

• • تعزيز الكفاءة، والثقة، واللطف، ومستوى عالٍ للغاية من المهارات الاجتماعية.
  • تعزيز وضمان علاقات جيدة بين الأقسام بشكل عام.
  • إظهار طريقة لطيفة وموقف إيجابي في جميع الأوقات وتعزيز صورة جيدة للشركة للضيوف والزملاء.
  • إظهار الفخر في مكان العمل والمظهر الشخصي في جميع الأوقات عند تمثيل الفندق، مما يدل على مستوى عالٍ من الالتزام.
  • الامتثال لقواعد وأنظمة الشركة والفندق في جميع الأوقات.
• المسؤوليات العرضية
• • الإبلاغ عن أي أعطال/مشاكل في المعدات إلى قسم الصيانة.
  • تمرير أي طلبات صيانة إلى قسم الصيانة.
  • المشاركة في أي برامج تدريب/تطوير كما أوصى بها الإدارة العليا.
  • مساعدة المدير المناوب في أي مهمة موضحة/مفصلة من قبله/من قبلها.
  • الامتثال لأي طلب معقول من الإدارة بأفضل ما لديك من قدرة.