مشرف الحجز ACCOR

الدور

• للإشراف وإدارة عمليات الحجز وتنسيق أنشطتها مع الأقسام الأخرى.
• لضمان جودة عالية مستمرة في تقديم الحجوزات للعملاء وإدارة وتحفيز فريق الحجز.
• لتسجيل ومعالجة جميع استفسارات الحجز المقدمة عبر الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكتروني بكفاءة ودقة وتحويلها إلى مبيعات حيثما أمكن لتحقيق أهداف الفندق.
• من المتوقع أن تكون رائدًا وتفكر خارج الحدود.
• لتقديم خدمة مخلصة ودافئة وحماسية، وضمان رضا السكان.

المخرجات الرئيسية والمسؤوليات

التخطيط والتنظيم:

1. الحفاظ على علاقات فعالة مع الضيوف لضمان تكرار الأعمال، والعمل عن كثب مع الأقسام الأخرى في الفندق وخاصة مكتب الاستقبال وقسم المبيعات.

العمليات:

1. تعزيز صورة مهنية ومفيدة للعملاء وتقديم التعاون الكامل لأي عميل يحتاج إلى المساعدة بأسلوب سريع ومهتم ومفيد.
2. المساهمة في تصميم استراتيجية عمل الفندق وأهداف الإيرادات.
3. المساعدة في تحديد استراتيجية التسعير للغرف، والمأكولات والمشروبات، وخدمات الطعام والشراب، وغيرها من الإيرادات مثل السبا، والهاتف، والغسيل، والخدمات التجارية، إلخ.
4. مراقبة تمثيل القنوات عبر الإنترنت (GDS، CRO، الويب، أطراف ثالثة، إلخ.)
5. الإشراف على وكلاء الحجز في مهامهم اليومية، بما في ذلك الاستلامات، وعمولات وكلاء السفر، واستجابات الموظفين للعملاء.
6. إكمال تقرير تسوق الأسعار يوميًا.
7. ضمان تحديث ومراقبة التواريخ المحددة، وأسعار العروض، والترقيات يوميًا.
8. تحقيق وتجاوز الميزانية المستهدفة يوميًا، أسبوعيًا، شهريًا وسنويًا.
9. تنفيذ حوافز قصيرة الأجل مع فريق الحجز لتحسين العائد والمساعدة في إدارة وتطوير الأهداف المحددة من قبل مدير الإيرادات.
10. إجراء فحص يومي للوصول لتجنب عدم الحضور والخصومات والإزعاجات عند تسجيل وصول الضيوف.
11. التمكن من تطبيق إجراءات حجز الغرف وحجز المجموعات بشكل شامل.
12. معرفة إجراءات التشغيل المطلوبة لنظام أوبرا (أو أي نظام آخر قيد الاستخدام) والحفاظ على الوعي بملفات الضيوف، والشركات، ووكالات السفر، والمجموعات من خلال النظام.
13. إظهار معرفة كاملة بالمنتج، وفهم هيكل الأسعار وتطبيق إدارة الأسعار.
14. ضمان الحفاظ على جميع إجراءات الإدارة وفقًا لمعايير الفندق والشركة.
15. الرد على جميع المكالمات الواردة للحجز وفقًا لمعايير الشركة.
16. المساهمة بشكل إيجابي في أنشطة المبيعات داخل الفندق وتعظيم فرص المبيعات.
17. توقع احتياجات العملاء ومساعدة الضيوف في أي طلبات إضافية.
18. حضور جلسات التدريب عند الحاجة والعمل وفقًا للتدريب والمعلومات المستلمة.
19. ضمان التحقق من آلة الفاكس ووضع المراسلات في صندوق الوارد في بداية الوردية.
20. ضمان توزيع وتحديد أولويات طلبات الحجز للفريق.
21. الإشراف وتطوير وكلاء الحجز.
22. ضمان تأكيد جميع الحجوزات والطلبات بشكل صحيح وفي غضون 24 ساعة وعند الطلب وفقًا لمعايير الجودة.
23. فهم سياسة الإلغاء وعدم الحضور واتباع إجراء الضمان.
24. امتلاك معرفة شاملة بأسعار الترقيات الحالية. تعزيز البيع المتزايد والبيع المتقاطع في جميع الأوقات. تحديد وإبلاغ فرص المبيعات لفريق المبيعات.
25. فهم سياسة الائتمان الخاصة بالفندق وتطبيقها.
26. ضمان تسليم الوردية بشكل صحيح وإكمال التقارير اليومية بدقة.
27. ضمان التحقق من تسليم حجوزات CRS من وقت لآخر وإدخالها بشكل صحيح في نظام إدارة الممتلكات.
28. ضمان أن جميع الأسعار الخاصة، والحجوزات المجانية، والترقيات قد تمت الموافقة عليها من قبل الأشخاص المخولين.
29. تطبيق قيود المخزون على الغرف في النظام المحلي والدولي كما هو موجه من قبل مدير الحجز.
30. امتلاك معرفة كاملة بهيكل أسعار FIT.
31. المساعدة في تدريب فريق الحجز على مهارات البيع المتزايد، ومهارات الحجز، والأنظمة.
32. إدارة فعالة للغياب والمرض في فريق الحجز.
33. لديك فهم كامل والالتزام بسياسة أكور المتعلقة بالحرائق، والصحة، والسلامة.
34. حل / الإبلاغ عن شكاوى أو طلبات الضيوف والتواصل مع الطرف المعني لضمان متابعة فورية.

الإدارة:

1. مساعدة مدير الحجز في إعداد تقارير مختلفة.
2. إعداد طلب المخزون للقسم.
3. ضمان أن التسعير اليومي يتماشى مع استراتيجية العمل السنوية.
4. التنبؤ الأسبوعي والاستراتيجية حسب القطاع حسب اليوم.
5. الحفاظ على التقويم السنوي للطلب.
6. ضمان تحميل جميع الأسعار في CRS و PMS لمدة عام واحد مقدمًا.
7. إدارة مواقع الويب الخاصة بالأطراف الثالثة (بعد إجراء التدريب).
8. إعداد التقارير الشهرية المطلوبة لمتابعة الأعمال المستقبلية المحددة والمحتملة مع وكلاء السفر والشركات.
9. ضمان متابعة جميع المدفوعات المتعلقة بعدم الحضور في الوقت المحدد وخصمها بشكل صحيح.
10. ضمان أن جميع معلومات وخطط المبيعات والتسويق والأسعار الخاصة بالشركة تظل سرية تمامًا، وأنه لا يُقدم أي معلومات للأطراف الثالثة سواء طواعية أو غير طواعية من قبل فريق الحجز.
11. الحفاظ على النظام على أساس يومي وإعداد ملفات جديدة عند الضرورة.
12. إدخال والحفاظ على جميع حصة مشغلي الجولات في نظام إدارة الممتلكات.
13. إنشاء وصيانة ملفات الشركات والضيوف في نظام إدارة الممتلكات وفقًا للمعايير.
14. توصيل جميع قرارات الإدارة لفريق الحجز والتأكد من تطبيقها وفقًا للسياسة والمعايير.

الجوانب العامة المتعلقة بالنظافة / السلامة الشخصية / البيئة / السرية:

• ضمان العناية السليمة بجميع المعدات والأثاث الموكلة لاستخدام القلب.
• أن تكون على دراية جيدة بسياسات وإجراءات الفندق، وأن تكون مألوفًا جيدًا بتخطيط الفندق ومرافقه، وأن تكون لديك معرفة بإجراءات الطوارئ في الفندق فيما يتعلق بالحرائق، والطبية، وتهديد القنابل، والانقطاع، والإخلاء.
• معرفة اللوائح الأمنية وضمان تطبيقها وضمان سلامة الأشخاص والممتلكات في الفندق.
•