RFP Specialist- مشاريع

GEN PLUS Group

نظرة عامة على الوظيفة

يؤدي متخصص RFP دورًا حاسمًا في إدارة المراحل الأولية من عملية RFP. متخصص RFP هو نقطة الاتصال الأولى لجميع RFPs الواردة ضمن مجموعة GEN Plus. هذا الدور حاسم في ضمان تسجيل RFPs بسرعة ودقة، ومراجعتها، وتوزيعها على الفرق المناسبة لمزيد من الإجراءات. يلعب متخصص RFP دورًا رئيسيًا في التقييم الأولي وتنظيم وثائق RFP، مما يضع الأساس لعملية الرد الناجحة.

توجد هذه الوظيفة ضمن قسم التسويق.

المسؤوليات الرئيسية:

• مراقبة قناة RFP. تحقق بانتظام من جميع القنوات التي قد يتم استلام RFPs من خلالها، بما في ذلك البريد الإلكتروني، البوابات الإلكترونية، إحالات الموظفين.
• الاعتراف بسرعة باستلام كل RFP للمنظمة المصدرة، مؤكدين نيتنا في المراجعة والرد.
• إجراء مراجعة أولية لكل RFP لتحديد:
• تحديد توافق RFP مع أنشطة الأعمال الخاصة بالوكالة وإمكانات النمو.
• تحديد RFPs ذات الأولوية العالية التي تقدم فرصًا كبيرة للوكالة.
• فهم متطلبات العميل، والأهداف، ومعايير التقييم، وعوامل النجاح الرئيسية، والمواعيد النهائية، وأي مخاوف أو أسئلة فورية.
• الترجمة إذا لزم الأمر.
• تسليط الضوء على أي متطلبات قانونية أو ضمان أو امتثال.
• تسجيل جميع RFPs الواردة بدقة، مع ضمان تسجيل جميع المعلومات ذات الصلة (اسم العميل، تاريخ تقديم الطلب، معلومات الاتصال).
• جدولة وتنظيم اجتماعات الفريق مع ضمان وضع جدول الأعمال، وتوزيع وثيقة RFP، والمراجعة الأولية، وتسليط الضوء على المواعيد النهائية والمتطلبات الحرجة لضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب.
• تدوين تفاصيل الاجتماع وعناصر العمل، بما في ذلك الوكالة الرائدة، حامل القلم، ردود الرفض على RFPs.
• العمل عن كثب مع حامل القلم وتقديم الإدارة/الدعم:
• جدولة وتنظيم الاجتماعات الأولية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لمناقشة نطاق RFP ومتطلباته واستراتيجيات الرد المحتملة.
• إعداد وتوزيع جداول الأعمال لضمان مناقشات مركزة ومنتجة.